Welke basisvaardigheden heb je als ondernemer nodig om overheidsopdrachten in te dienen én te winnen? Van publicatie of marktverkenning tot aan de sluiting van de procedure: in deze blog wordt op overzichtelijke wijze laten zien hoe je als ondernemer het best door dit proces kunt navigeren. Lees ook deel 2 van deze blog.
1. Wat is een overheidsopdracht?
Een overheidsopdracht is een project of dienst die door de overheid wordt uitbesteedt aan een onderneming. Het is een publiek contract, ofwel een wederkerige overeenkomst onder bezwarende titel, tussen één of meerdere aanbesteders en één of meerdere ondernemers. Voor een overheidsopdracht kunnen meerdere ondernemingen meedingen naar de kans om deze uit te mogen voeren.
Overheidsopdrachten worden betaald met belastinggeld. Ze worden dan ook onder een bijzonder strikt reglementair kader vastgelegd. De ondernemers en de overeenkomst die zij sluiten dienen derhalve te voldoen aan specifieke regels en procedures. De publieke contracten bestaan uit een precontractueel gedeelte en een postcontractueel gedeelte. Het precontractuele gedeelte beslaat in feite alle fases uit het traject, behalve de uitvoering van het gesloten contract (postcontractueel). Denk aan de marktverkenning, de gunning en de sluiting van de procedure.
Er zijn drie typen overheidsopdrachten: de levering van goederen, de levering van materiële diensten (zoals onderhoud, schoonmaak of transport) of immateriële diensten (zoals juridisch advies of technische ondersteuning) en werken (zoals bouwkundige of civieltechnische projecten). Voor elk type opdracht gelden er andere regels. Bij het deelnemen aan een procedure is het dan ook altijd belangrijk rekening te houden met welk type overheidsopdracht je te maken hebt.
2. Wat is de procedure?
Er zijn verschillende plaatsingsprocedures mogelijk als het gaat om mededinging naar overheidsopdrachten. In de wetgeving zijn een aantal drempelbedragen vastgesteld. De drempels bepalen of er al dan niet een openbare of niet-openbare procedure plaats zal vinden. Drempelbedragen verschillen per type overheidsopdracht. Bij het leveren van goederen of diensten liggen de drempels bijvoorbeeld lager dan bij werken. Als het gaat om een niet-openbare procedure dan is er sprake van een directe raadpleging. De opdracht wordt dan niet openbaar gemaakt, maar de aanbesteder nodig zelf een aantal ondernemers uit om deel te nemen aan de procedure.
Afhankelijk van het soort procedure, bevat deze één of twee fases. Het belangrijkste hierbij is dat er bij procedures welke bestaan uit twee fases (waaronder de niet-openbare procedures en mededingingsprocedures) na de eerste fase al een schifting plaatsvindt tussen de kandidaten en degenen die daadwerkelijk worden uitgenodigd om zich in te schrijven voor deelname aan de overheidsopdracht. Voor plaatsingsprocedure met één fase wordt deze zogenoemde kandidatenselectie overgeslagen.
Voor alle procedures geldt dat er te allen tijde een zevental basisprincipes moeten worden gerespecteerd. Zo moeten alle inschrijvers gelijk behandeld worden, moet er sprake zijn van transparantie mag er geen belangenconflict zijn. Verder is het als inschrijver belangrijk om vooraf te weten welke procedure gebruikt zal worden. Dit om te weten of er al dan niet onderhandelingen zullen plaatsvinden of dat de offerte kan worden geregulariseerd.
Voor een lijst met alle mogelijke procedures bij overheidsopdrachten verwijzen wij je graag naar ons ebook “Overheidsopdrachten in België“.
3. Hoe verloopt de procedure?
De meeste plaatsingsprocedures beginnen met een marktverkenning. Dit helpt de aanbesteder om het bestek en andere opdrachtsdocumenten op te stellen. Hierna wordt de opdracht gepubliceerd. Dit is niet in elke procedure hetzelfde: ofwel iedereen kan kennisnemen van de opdracht, of er wordt een uitnodiging verstuurt naar specifieke ondernemers om een offerte in te dienen.
Hierna krijgt de ondernemer uiteraard een bepaalde periode de kans om een offerte in te dienen. Deze termijn verschilt per type procedure. Bijvoorbeeld bij een openbare procedure krijgt de inschrijver normaal gesproken 35 dagen de tijd om de offerte toe te sturen. Dit dient te gebeuren via het digitale e-tendering platform, tenzij de opdracht onder een bepaald drempelbedrag ligt of als er expliciet in de documentatie staat vermeld dat dit niet hoeft. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn voor het elektronisch indienen van de offerte. Het is zeer raadzaam om de handleiding erbij te pakken, om zo niet onnodig veel tijd en moeite te verspillen. Voor meer informatie over het digitaal indienen van offertes, klik hier.
Nadat de indieningstermijn is verstreken worden de ingestuurde offertes beoordeeld. Er vindt een evaluatie plaats waarbij offertes op basis van verschillende selectiecriteria worden gerangschikt. [Lees hier meer over in deze blog.] Afhankelijk van de specifieke procedure zal er tot slot worden onderhandeld of zal er sprake zijn van een directe gunning van de opdracht. De gunningscriteria kunnen verschillen. Enerzijds kan er gekeken worden naar welke offerte economisch gezien het meest voordelig is. Anderzijds kan er ook worden gekozen om te kijken welke offerte de beste verhouding tussen zowel de prijs als de kwaliteit biedt.
Zodra de definitieve offerte er is, wordt de opdracht gesloten en de gunning bekendgemaakt. Tussen de gunningsbeslissing, ook wel een intentieverklaring genoemd, en sluiting van de opdracht zit in sommige gevallen een stand still van 15 dagen. Deze kan zowel verplicht worden gesteld of vrijwillig worden genomen. Er wordt vervolgens een notificatie gestuurd van deze beslissing aan de onregelmatige inschrijvers, de niet weerhouden inschrijvers en de weerhouden inschrijvers. Na de effectieve sluiting van de overheidsopdracht is deze officieel contractueel gebonden en kan de uitvoer aanvangen.
Wil je weten wat EBP voor jou kan betekenen? Neem dan contact met ons op via info@ebp.be. Wij helpen je graag verder.
