De stappen van een overheidsopdrachten

Onze experts staan tot uw dienst in alle fasen van een overheidsopdracht

Het volledige proces van een overheidsopdracht stap voor stap uitgelegd

Overheidsopdrachten zijn complex en vereisen striktheid, discipline en een zeer goede kennis van wetgeving en goede praktijken.

EBP Consulting heeft reeds duizenden projecten ondersteund en kan u op elk niveau bijstaan, of u nu een administratie of een onderneming bent.

Ontdek in detail de verschillende fasen van een overheidsopdracht en het belang ervan in relatie tot uw activiteit.

1. Onderzoeksfase

Het zoeken naar een overheidsopdracht kan vervelend zijn. Het kan tijdrovend en duur zijn als het niet goed gedaan wordt. Er zijn hulpmiddelen die dit zoeken gemakkelijker kunnen maken:

E-aanbesteding

E-aanbesteding is de elektronische afhandeling van aanbestedingsprocessen en -transacties. Het maakt een grotere efficiëntie en doeltreffendheid van de aanbestedingsprocedures, een administratieve vereenvoudiging en een grotere transparantie bij overheidsopdrachten mogelijk.

Tenders Electronically Daily (TED)

De TED is een portaalsite die online overheidsopdrachten uit het PBEU (“Publicatieblad van de Europese Unie”) publiceert. Met deze databank, die in heel Europa beschikbaar is, kunt u gratis aanbestedingen raadplegen in de 24 officiële talen van de Europese Unie.

Het EBP-platform

Met het EBP-platform kunt u overheidsopdrachten in uw regio vinden. Het is het grootste platform voor overheidsopdrachten en particuliere projecten in België. Het is ook het enige platform dat op alle andere platforms kan zoeken.

2. Analysefase

Door de aankondiging van het contract te lezen, zal uw bedrijf bepalen of het al dan niet de moeite waard is. De aankondiging van het contract geeft u heel wat cruciale informatie:

De identiteit van de openbare koper
Het onderwerp van het contract
De voorziene hoeveelheden of volumes
Het type van de gekozen procedure
Het geografisch gebied
Uiterste datum voor de ontvangst van aanvragen en inschrijvingen

Maar hoe weet u of deze aankondiging van een contract relevant is voor uw bedrijf?

Om te bepalen of een overheidsopdracht voor u interessant is, moet u zich de volgende vragen stellen:

Past de opdracht bij uw sector?
Is de aanbesteding aangepast aan de omvang van uw bedrijf?
Wat is de structuur van het contract? Is het in stukken verdeeld? Zijn er varianten?
Wat is de duur van het contract?
Wat zijn de voorwaarden voor het verkrijgen van het contract?

3. Voorbereidingsfase

Deze fase is van cruciaal belang voor de keuze van de te volgen procedure en de opstelling van de contractdocumenten. Uw bedrijf moet:

Geef de aard van de opdracht aan (leveringen, diensten of werkzaamheden?)

Opdracht voor levering:

De aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Het kan gaan om de aankoop van kantoorpapier en -benodigdheden, een wagenpark, computerapparatuur, inktpatronen, enz.

Opdracht voor diensten:

Dit is een contract voor het verlenen van een dienst. Deze categorie is een restcategorie: als het contract noch een opdracht voor leveringen, noch een opdracht voor werkzaamheden is, dan is het een opdracht voor diensten. Dat kan zijn het onderhoud van gebouwen, het raadplegen van een architect, enz.

Opdracht voor werkzaamheden:

Dit soort overheidsopdrachten heeft betrekking op het ontwerpen en/of uitvoeren van werken. Bijvoorbeeld isolatiewerk, dakbedekking, elektrische installatie, loodgieterswerk, enz. Deze overheidsopdrachten kunnen ook betrekking hebben op het ontwerp en/of de uitvoering van een werk. Tenslotte kan het ook verwijzen naar de uitvoering van een werk op verzoek van een aanbestedende dienst. Dit werk is bestemd om een administratieve, technische of economische functie te vervullen. Bijvoorbeeld de bouw/renovatie van een gemeentegebouw.

Zich bekend maken bij de publieke cliënt
Reageren op raadplegingen of verzoeken om advies van de publieke cliënt

4. Opdracht voor levering

De administratie stelt de specificaties op en publiceert de overheidsopdracht in de daartoe bestemde media of zendt ze ter raadpleging naar de bedrijven. Voor uw bedrijf kan deze fase in de volgende punten worden samengevat:

Verhoog uw zichtbaarheid bij de publieke klant door een visitekaartje aan te maken op E-Notification
Schrijf een offerte
Vul een EMD in:

Het EMD (“Electronic Miscellaneous Document”) is een elektronische verklaring op erewoord, waarin de marktdeelnemer verklaart dat hij vakbekwaam is en in goede financiële gezondheid verkeert. Pas wanneer de aanbestedende dienst besluit de opdracht te gunnen, moeten de eigenlijke bewijsstukken worden ingediend. De EMD dient dus alleen als voorlopig bewijs dat aan de eisen is voldaan. Sinds 18 april 2018 kan de EMD alleen nog maar in elektronische vorm verstuurd worden.

Indiening van een offerte via E-Tendering

Sinds 1 januari 2020 hebben artikel 22 van Richtlijn 2014/24/EU en artikel 40 van Richtlijn 2014/25/EU het gebruik van elektronische middelen voor de bekendmaking en het beheer van overheidsopdrachten veralgemeend, op enkele uitzonderingen na waarin de verordeningen voorzien.

Om uw offerte voor een elektronische overheidsopdracht in te dienen, moet u:

Inloggen op e-Notification of e-Tendering
Upload de documenten die deel uitmaken van uw aanbod
Vul het elektronische indieningsformulier in
Onderteken het indieningsrapport

Verifieer de gekwalificeerde elektronische handtekening:

Het inleveringsrapport kan alleen door een gevolmachtigde of een persoon met volmacht ondertekend worden. Het is belangrijk op te merken dat de aanbestedende dienst offertes die niet naar behoren ondertekend zijn, automatisch zal afwijzen.

5. Selectiefase

Deze fase is belangrijk voor de administratie om ervoor te zorgen dat de bedrijven niet van de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten en dat zij in staat zijn deze uit te voeren. In deze fase is het belangrijk dat uw bedrijf:

Vul de EMD correct in
Bewijs leveren om als serieuze bieder te worden beschouwd
Corrigerende maatregelen voorleggen

Er zal u om een certificaat worden gevraagd om in aanmerking te komen voor de gunning van een overheidsopdracht. Met het attest kunt u bewijzen dat u niet in een van de gevallen verkeert van uitsluiting van overheidsopdrachten in het kader van een kwalitatieve selectie. Deze uitsluitingsgronden zijn ofwel verplicht, verband houdend met sociale en fiscale schulden, ofwel facultatief:

Verplichte gronden voor uitsluiting: bent u het onderwerp geweest van een ernstige veroordeling (corruptie, witwassen van geld, terrorisme,…)?
Oorzaken van uitsluiting in verband met sociale en belastingschulden: hebt u socialezekerheids- of belastingschulden van meer dan 3.000 euro? Zo ja, dan wordt u van de procedure uitgesloten. Tenzij:
- U stelt een gerespecteerd betalingsplan voor
- U levert het bewijs van een zekere en opeisbare vordering op een andere aanbestedende dienst
- U regulariseert uw schuld binnen 5 dagen na het verzoek van de aanbestedende dienst
Facultatieve gronden voor uitsluiting: bent u op een of andere manier in gebreke gebleven (faillissement of vereffening, niet in orde zijn om uw belastingen te betalen, ernstig wangedrag bij de uitoefening van uw beroep, …)?

6. Toekenningsfase

De overheidsopdracht wordt u toegekend omdat u de voordeligste reguliere offerte hebt ingediend. U bent dus de winnende inschrijver. U moet nu:

Nauwkeurig reageren op de verzoeken van de publieke klant
Onderhandel om uw Best And Final Offer (BAFO) te presenteren:

Wanneer de onderhandelingen in het kader van de mededingingsprocedure van toekenning door onderhandelingen of in het kader van de vereenvoudigde procedure van toekenning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking moeten worden afgesloten, stelt de aanbestedende dienst de resterende inschrijvers daarvan in kennis en geeft hij hun een gemeenschappelijke termijn voor de indiening van nieuwe of gewijzigde inschrijvingen. Met “overblijvende inschrijvers” worden de inschrijvers bedoeld waarmee de aanbestedende dienst nog in onderhandeling is.

De ingediende nieuwe of gewijzigde offerten zijn de definitieve offerten. In de praktijk wordt dit vaak het “Best And Final Offer” (BAFO) genoemd. Over de inhoud van deze offerten kan niet onderhandeld worden.

De aanbestedende dienst gaat dan over tot een onderzoek van de definitieve offerten:

-men gaat na of de offerten voldoen aan de minimumvereisten van het contract;
– men controleert of de offerten in overeenstemming zijn met artikel 66, § 1 van de wet inzake overheidsopdrachten
– men voert een evaluatie uit op basis van de toekenningscriteria.

Het met redenen omklede toekenningsbesluit begrijpen
Conclusies trekken voor de volgende opdracht

7. Uitvoeringsfase

Nu de opdracht aan u is toegekend, moet u de opdracht uitvoeren volgens uw offerte en de clausules van het bijzonder bestek dat de administratie heeft opgesteld. U moet:

Voer de opdracht uit
Facturen uitgeven
Een borgstelling opzetten
Een verzekering afsluiten

Het contract begint pas te lopen nadat het is aangemeld. In de kennisgevingsbrief wordt u onder meer herinnerd aan uw verplichtingen op het gebied van financiële waarborgen, zoals de verplichting om het bewijs te leveren dat u een borgstelling hebt ingesteld en de vereiste verzekeringen hebt afgesloten.

Het kan gebeuren dat een van de betrokken partijen het contract wil wijzigen, bijvoorbeeld in geval van vertraging bij de levering van materialen. Tenzij de bijzondere specificaties reeds in herzieningsclausules voorzien, vereist dit gewoonlijk een nieuwe aanbestedingsprocedure. Er zijn drie soorten wijzigingen:

De technische wijziging, die slechts een kleine verandering is die geen invloed heeft op de opdracht.
De procedurele wijziging, die een onderhandelingsprocedure vereist zonder voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van opdracht.
De wijziging in de opdracht, die het voorwerp moet zijn van een aankondiging van een contractwijziging of van een online publicatie.

8. Betalingsfase

Voor de betaling van een contract zijn er twee scenario’s:

Ofwel wordt het in één keer betaald na de uitvoering ervan.
Of in termijnen, naarmate er vooruitgang in komt. Dit hangt af van de voorwaarden in de contractdocumenten.

In de strijd tegen betalingsachterstand bij handelstransacties bepaalt de wet van 2 augustus dat elke handelstransactie die geen betaaldatum of -termijn vermeldt, binnen 30 dagen moet worden voldaan. In twee gevallen kan het ook van toepassing zijn op overheidsopdrachten:

Ten eerste worden sommige overheidsbedrijven beschouwd als ” gewone ondernemingen “. Zo worden bijvoorbeeld de NMBS of De Lijn beschouwd als ondernemingen tussen anderen. Voor sommige particuliere bedrijven met speciale of exclusieve rechten zullen dezelfde regels gelden.
Ten tweede, in het geval van “kleine” overheidsopdrachten tussen ondernemingen en debiteur-overheidsinstanties. Kleine opdrachten” verwijst naar opdrachten tot 8.500 euro exclusief BTW. Deze drempel is vastgesteld op 17.000 euro voor opdrachten op het gebied van defensie en veiligheid.

Voor het overige heeft het KB (Koninklijk Besluit tot vaststelling van de algemene regels voor de uitvoering van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten voor openbare werken) van 14 januari 2013 voorrang. Er zijn dus twee termijnen afzonderlijk vastgesteld:

Een controleperiode, of een vaste periode voor de controle van de geleverde diensten. Dit is 30 dagen en begint:
- Vanaf de datum van ontvangst van de vordering en de gedetailleerde staat van de werken, in het geval van een overheidsopdracht voor werken.
- Vanaf de datum van levering van de werkzaamheden, voor overheidsopdrachten voor werkzaamheden.
- Tot slot, vanaf de datum van het einde van de diensten, voor overheidsopdrachten voor diensten.
En een termijn voor de betaling van de rekening, die ook op 30 dagen is vastgesteld. Dit begint vanaf het einde van de controle (als de autoriteiten alle vereiste documenten, bijvoorbeeld de aangifte van schuldvordering, enz. hebben kunnen verkrijgen).

ONTVANG EEN GRATIS PROEF MET RELEVANTE OPDRACHTEN

Gratis en vrijblijvend

Bekijk welke opdrachten er in jouw sector zijn

Zo zie je direct jouw kansen en hoe je een commerciële voorsprong opbouwt.

Gratis proef >