Les étapes d’un marché public

La recherche d’un marché public peut être fastidieuse. Elle peut être chronophage et coûteuse si elle n’est pas menée correctement. Des outils peuvent faciliter cette recherche:

• E-Procurement

E-Procurement est le traitement électronique des processus et des transactions liés à la passation de marchés. Il permet une plus grande efficacité et efficience des procédures de passation de marchés, une simplification administrative et une transparence accrue des marchés publics.

• Tenders Electronically Daily (TED)

Le TED est un portail publiant en ligne des marchés publics provenant du JOUE («Journal Officiel de l’Union Européenne»). Disponible dans toute l’Europe, sa base de données vous permet de consulter gratuitement des appel d’offres dans les 24 langues officielles de l’Union Européenne. 

• La plateforme d’EBP

La plateforme d’EBP vous permet de trouver des marchés publics dans votre région. Il s’agit de la plus grande plateforme de marchés publics et de projets privés en Belgique. Elle est également la seule à effectuer des recherches sur l’ensemble des autres plateformes.

A la lecture de l’avis de marché, votre entreprise va déterminer si celui-ci est digne d’intérêt ou non. L’avis de marché vous fournit en effet bon nombre d’informations cruciales:

• L’identité de l’acheteur public
• L’objet du marché
• Les quantités ou volumes envisagés
• Le type de procédure choisie
• La zone géographique
• La date limite de réception des candidatures et des offres

Mais comment savoir si cet avis de marché est pertinent pour votre entreprise?

Afin de déterminer si un marché public est intéressant pour vous, il faudra vous poser les questions suivantes:

• Le marché correspond-il à votre secteur?
• L’appel d’offres est-il adapté à la taille de votre entreprise?
• Quelle est la structure du marché? Est-il divisé en lots? Y’a-t-il des variantes? 
• Quelle est la durée du marché?
• Quelles sont les conditions d’obtention du marché?

Cette phase est primordiale pour le choix de la procédure à suivre et l’élaboration des pièces de marché. Votre entreprise doit:

Identifier la nature du marché (fournitures, services ou travaux ?)

• Marché de fournitures:

L’achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de produits. Cela peut être l’achat de papiers et de fourniture de bureau, d’une flotte de véhicules, de matériel informatique, de cartouches d’encre,etc.

• Marché de services:

Il s’agit d’un marché qui a pour but la réalisation d’une prestation de service. Cette catégorie est résiduaire: si le marché n’est ni un marché de fournitures ni un marché de travaux, alors c’est un marché de services. Cela peut être l’entretien de bâtiments, la consultation d’un architecte, etc.

• Marché de travaux:

Ce type de marché public est relatif à la conception et/ou l’exécution de travaux. Comme par exemple des travaux d’isolation, de toiture, d’installation électrique, de plomberie, etc. Ces marchés publics peuvent également se référer à la conception et/ou l’exécution d’un ouvrage. Enfin, il peut également s’agir de la réalisation d’un ouvrage demandé par un pouvoir adjudicateur. Cet ouvrage ayant pour but d’occuper une fonction administrative, technique ou encore économique. Comme par exemple, la construction/la rénovation d’un bâtiment communal.

• Se faire connaître auprès du client public
• Répondre aux consultations ou demandes d’avis du client public

L’administration élabore le cahier des charges et publie le marché public sur les supports adéquats ou le transmet à des entreprises à des fins de consultation. Pour votre entreprise, cette phase se résume en ces points ci-dessous:

• Augmenter sa visibilité auprès du client public en créant une carte de visite sur E-Notification

• Rédiger une offre

• Remplir un DUME:

Le DUME («Document Unique de Marché Européen») est une déclaration électronique sur l’honneur, dans laquelle l’opérateur économique déclare être professionnellement compétent et en bonne santé financière. Ce n’est que lorsque l’autorité adjudicatrice décide d’attribuer le marché que les véritables pièces justificatives doivent être soumises. Le DUME ne sert donc que de preuve prima facie du respect des conditions requises. Depuis le 18 avril 2018, le DUME ne peut être envoyé que sous forme électronique.

• Déposer une offre via E-Tendering

Depuis le 1er janvier 2020, les articles 22 de la Directive 2014/24/UE et 40 de la Directive 2014/25/UE ont généralisé l’utilisation des moyens électroniques pour la publication et la gestion des marchés publics, sauf exceptions prévues par la réglementation. 

Pour soumettre votre offre pour un marché public électronique, vous devez:

1. Vous connecter à e-Notification ou e-Tendering
2. Charger les documents qui font partie de votre offre
3. Compléter le formulaire de soumission électronique
4. Signer le rapport de dépôt

• Vérifier sa signature électronique qualifiée:

Le rapport de dépôt ne peut être signé que par un mandataire ou une personne ayant une procuration. Il est important de signaler que le pouvoir adjudicateur écartera automatiquement les offres non signées correctement.

Cette phase est importante pour l’administration, qui s’assure que les entreprises ne sont pas en situation d’exclusion de la procédure de passation du marché et qu’elles sont en capacité de l’exécuter. Durant cette phase, il est important pour votre entreprise de:

• Compléter correctement le DUME
• Fournir des preuves pour être considéré comme un soumissionnaire sérieux
• Présenter des mesures correctrices

Une attestation vous sera demandée afin que vous puissiez être pris en considération pour l’attribution d’un marché public. L’attestation vous permettra de faire la preuve que vous ne vous trouvez pas dans l’un des cas d’exclusion aux marchés publics dans le cadre d’une sélection qualitative. Ces causes d’exclusion sont soit obligatoires, liées aux dettes sociales et fiscales ou facultatives:

• Causes d’exclusion obligatoires: avez-vous fait l’objet d’une condamnation grave (corruption, blanchiment d’argent, terrorisme,…)?
• Causes d’exclusion liées aux dettes sociales et fiscales: présentez-vous des dettes ONSS ou impôts et taxes supérieures à 3.000€? Si tel est le cas, vous serez exclu de la procédure. Sauf si:
  • Vous présentez un plan d’apurement respecté
  • Vous présentez la preuve d’une créance certaine et exigible à l’égard d’un autre pouvoir adjudicateur
  • Vous régularisez votre dette dans les 5 jours suivant la demande du pouvoir adjudicateur
• Causes d’exclusion facultatives: avez-vous fait preuve de manquements divers (être en état de faillite ou de liquidation, ne pas être en ordre de paiement de vos impôts, avez commis une faute grave dans l’exercice de votre profession,…)?

Le marché public vous est attribué, car vous avez remis l’offre régulière la plus avantageuse. Vous devenez donc adjudicataire. Vous devez désormais:

• Répondre précisément aux demandes du client public
• Négocier afin de présenter votre Best And Final Offer (BAFO):

Lorsqu’il est prévu de clore les négociations dans la procédure concurrentielle avec négociation ou dans la procédure négociée simplifiée avec publication préalable, le pouvoir adjudicateur en informe les soumissionnaires restants et leur donne un délai commun pour présenter de nouvelles offres ou des offres modifiées. Par “les soumissionnaires restants”, il est question ici des soumissionnaires avec lesquels le pouvoir adjudicateur est encore en train de négocier.

Les nouvelles offres ou les offres modifiées présentées constituent les offres finales. Dans la pratique, on parle souvent de la dernière meilleure offre (Best And Final Offer – BAFO). Le contenu de ces offres n’est pas négociable.

Le pouvoir adjudicateur procède ensuite à un examen des offres finales:

– Il vérifie si les offres sont conformes aux exigences minimales du contrat;

– il vérifie la conformité des offres avec l’article 66, § 1 de la loi sur les marchés publics;

– il procède à une évaluation sur base des critères d’attribution.

• Comprendre la décision motivé d’attribution

• Tirer les conclusions pour le prochain marché

Désormais adjudicataire, vous devez exécuter le marché dans le respect de votre offre et des clauses du cahier spécial des charges que l’administration a rédigé. Vous devez:

• Exécuter la mission
• Emettre des factures
• Constituer un cautionnement
• Souscrire à une assurance

Le marché ne débute son exécution qu’une fois notifié. Le courrier de notification vous rappellera notamment vos obligations en termes de garanties financières, comme l’obligation d’apporter la preuve que vous avez constitué un cautionnement et souscrit les polices d’assurances requises.

Il peut arriver qu’une des parties impliquées souhaitent modifier le marché, en cas de retard dans la livraison des matériaux par exemple. Sauf si des clauses de réexamen sont déjà prévues dans le cahier spécial des charges, cela nécessite en règle générale une nouvelle procédure de passation.  Il existe trois types de modifications:

• La modification technique, qui n’est qu’une modification mineure n’affectant pas le marché.
• La modification avec procédure, qui nécessite une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.
• La modification du marché, qui doit faire l’objet d’un avis de modification de marché ou d’une publication en ligne.

Pour le paiement d’un marché, il y a deux cas de figure:

• Soit il est payé en une fois après son exécution.
• Soit par acomptes, au fur et à mesure de son avancement. Ce cas de figure dépend des modalités prévues par les documents du marché.

Luttant contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, la loi du 2 août précise que toute transaction commerciale ne faisant aucune mention de date ou de délai de paiement doit être réglée dans les 30 jours. Elle peut également s’appliquer aux marchés publics dans 2 cas:

• Premièrement, certaines entreprises publiques sont considérées comme de «simples entreprises». Ainsi, la SNCB ou De Lijn sont considérées comme étant des entreprises parmi d’autres. Certaines entreprises privées bénéficiant de droits spéciaux ou exclusifs seront soumises aux mêmes règles.
• Deuxièmement, en cas de «petits» marchés publics entre entreprises et pouvoirs publics débiteurs. Par «petits marchés», il est ici question des marchés inférieurs ou égaux à 8.500 euros HTVA. Ce seuil est fixé à 17.000 euros pour les marchés relatifs à la défense et à la sécurité.

Pour le reste, l’AR RGE (Arrêté royal établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics) du 14 janvier 2013 prévaut. Ainsi, deux délais ont été fixés séparément:

• Un délai de vérification, soit un délai fixe pour vérifier les prestations fournies. Celui-ci est de 30 jours et commence:
  • À partir de la date de réception de la déclaration de créance et de l’état détaillé des travaux, dans le cadre d’un marché public de travaux.
  • À partir de la date de livraison des fournitures, pour les marchés publics de fournitures.
  • Enfin, à partir de la date de la fin des services, pour les marchés publics de services.
• Et un délai de paiement de la facture, qui est également fixé à 30 jours. Celui-ci commence à courir à partir de la fin de la vérification (si les autorités ont pu disposer de tous les documents requis, comme par exemple la déclaration de créance, etc.).