“Je moet uit de startblokken schieten zodra de overheidsopdracht is gepubliceerd”, is een vaak gehoorde zin. Toch heeft het geen zin om te snel te willen gaan. De overheden voorzien diverse maatregelen, zodat de ondernemers voldoende tijd krijgen om in te schrijven op aanbestedingen.
1. Vooraankondiging
De aanbestedende dienst kan zijn plannen voor de gunning van overheidsopdrachten bekendmaken via een vooraankondiging. Zo krijgen de ondernemingen de kans om zich op de hoogte te stellen van de komende aanbestedingen en zich optimaal voor te bereiden op een inschrijving. De aankondiging moet zo snel mogelijk gepubliceerd worden na het begin van het begrotingsjaar. Voor opdrachten van werken moet dat gebeuren na de goedkeuring van het programma met de opsomming van de werken. De vooraankondiging geldt niet als aanbesteding, en de publicatie ervan is facultatief. De gedekte periode bedraagt maximum 12 maanden, te rekenen vanaf de datum van het indienen van de opdracht voor publicatie.
2. Infosessies
De aanbestedende dienst kan ook infosessies organiseren. Dankzij deze sessies kunnen de ondernemingen correcte offertes indienen voor specifieke overheidsopdrachten. Het verstrekken van informatie over de documenten van de aanbesteding gebeurt mondeling, maar er moet altijd een schriftelijk spoor van bewaard worden. Alle documenten die tijdens de sessie aan bod komen moeten gedeeld worden met alle geïnteresseerde ondernemingen. Het is eveneens belangrijk dat geen enkele informatie die nog niet in de documenten van de aanbesteding voorkwam, mag gedeeld worden tijdens de infosessies.
3. Voorafgaande marktconsultatie
Prospectie, sourcing of voorafgaande marktconsultatie… er bestaan vele benamingen voor dit begrip. De marktconsultatie wordt voorzien door de wet van 17 juni 2016 en biedt de aanbestedende dienst de mogelijkheid om experts of private ondernemingen te raadplegen en hun advies in te winnen over een onderwerp waarmee de dienst niet vertrouwd is. Zo kunnen ondernemingen in een vroeg stadium op de hoogte zijn van de toekomstige investeringen die het bestuur wil verwezenlijken. Bijkomend voordeel: de ondernemingen kunnen hun expertise in een complex domein aantonen en zo een minder bekend facet van zichzelf tonen aan de overheid. De enige voorwaarde voor een voorafgaande marktconsultatie door een aanbestedende dienst, is de mededinging niet verstoren en de principes van non-discriminatie en transparantie respecteren.
Onze andere blogs over de mythes van overheidsopdrachten al gelezen? Check ze hier! Of download het ebook “Overheidsopdrachten: 7 mythes ontmanteld” voor een compleet overzicht.
