Sinds 1 januari 2020 moeten alle offertes voor overheidsopdrachten, mits bij hoge uitzondering, worden ingediend via het digitale e-Procurement platform. Dit is een federaal platform welke volledig gratis is voor zowel de aanbesteder als de ondernemer. Om gebruik te maken van het platform zijn een aantal technische vereisten van belang:
- Gebruik een computer met een werkende internetverbinding.
- Het e-Procurement platform is compatibel met Windows 7 (of hoger), Linus of Mac OS.
- Gebruik een standard internetbrowser zoals Microsoft Explorer, Google Chrome, Firefox of Safari. Op dit moment is het nog niet mogelijk om gebruik te maken van Microsoft Edge hiervoor.
- Installeer een Java Virtual Machine (vraag dit aan iemand met de benodigde technische kennis).
- Download een systeem dat een elektronische handtekening produceert (e-ID kaartlezer met pincode of een e-ID viewer).
Elektronische handtekening
Zijn alle benodigde documenten, waaronder de offerte, succesvol geüpload op het platform? Dan is tijd om het indiensrapport elektronisch te ondertekenen. Dit kan door middel van een e-ID kaartlezer waarbij je een Belgische elektronische identiteitskaart gebruikt met bijbehorende PIN code. Of indien je geen Belgische identiteitskaart hebt, kun je dit met een zogenoemd kwaliteitscertificaat (Qualified Certificate) die is opgenomen in een lijst van geautoriseerde autoriteiten (‘Trusted Services List of Certificate Authorities of Every EU Member’) doen. Er zijn verschillende gekwalificeerde diensten in België hiervoor beschikbaar.
De elektronische offerte moet ondertekend worden door de persoon die bevoegd of gemachtigd is om de inschrijver te verbinden volgens de statuten of volgens een document van handtekeningendelegatie (een volmacht). In het geval van een combinatie van ondernemers moeten alle deelnemers elektronisch tekenen (behalve in het geval van een mandaat).
Tips en tricks
Alle type bestanden kunnen op het platform geüpload worden. De ervaring leert wel dat het beter is om een document in de (pure) digitale vorm te laten, zonder deze te printen en vervolgens weer te scannen voor digitaal gebruik. Dit zorgt er namelijk voor dat de bestandsgrootte toeneemt.
Verder is het goed om te weten dat voor het aanbrengen van wijzigingen aan een offerte na ondertekening van het indieningsrapport, alsook voor de intrekking van de offerte, een nieuw indieningsrapport moet worden opgemaakt en ondertekend. Anders is de intrekking of wijziging niet rechtsgeldig, en blijft de originele offerte van toepassing. Pas na uiterste uur van indiening kan de aanbesteder zien of er offertes zijn binnengekomen en deze raadplegen. Het loont dus zeker om eventuele noodzakelijke wijzigingen te regelen voordat de inschrijvingstermijn is verstreken.
Een laatste tip: maak gebruik van het demo-platform om te oefenen. Lukt het om documenten hierin te uploaden (let op: gebruik hierbij soortgelijke bestanden als de originele maar wees ervan bewust dat de vertrouwelijkheid van deze documenten niet gewaarborgd wordt)? Test daarnaast ook de handtekenmethode uit. Wees hier op tijd mee, zodat de kans klein is dat je op problemen stuit bij het daadwerkelijk indienen van een offerte.
Wil je leren om zelf aan de slag te gaan op het e-procurement platform? Volg dan onze workshop: klik hier voor opleiding voor de privé sector of hier als je in de publieke sector werkzaam bent.
