De overheidsopdrachtenmarkt is zeer groot en divers. In deze blog geven we een voorbeeld weer van een mogelijk stappenplan van het aankoopproces. Om je meer inzicht te geven in het verloop en hoe de procedures in zijn werk gaan!
1. Definitie van de behoeftes
Een overheidsopdracht is een project of dienst die door de overheid wordt uitbesteedt aan een onderneming. Deze ontstaat altijd vanuit een behoefte vanuit de samenleving en/of de aanbestedende overheid. Voor een overheidsopdracht kunnen meerdere ondernemingen meedingen naar de kans om het project uit te mogen voeren. Meer weten hierover? Bekijk onze opleiding over dit onderwerp!
2. Marktverkenning
De marktverkenning is een belangrijke fase voor overheidsopdrachten. Het doel hiervan is dat er een zo duidelijk mogelijk bestek kan worden opgesteld. Hierdoor is de kans op het ontvangen van conforme offertes door bekwame inschrijvers groter. Wat uiteraard weer resulteert in een zo goed mogelijke plaatsing en uitvoering van de opdracht. Lees meer over deze fase in onze blog “Marktverkenning bij overheidsopdrachten”. Of bekijk hier onze opleiding over dit onderwerp.
3. De opdracht bepalingen
Naar aanleiding van de marktverkenning zullen er een groot aantal vragen beantwoord kunnen worden. Wat is de beschrijving van de opdracht? Welk type opdracht is het? Wat is de waarde van de opdracht? Welke plaatsingsprocedure zal worden gebruikt?
Er zijn drie soorten overheidsopdrachten: leveringen, diensten en werken. Voor elk type opdracht gelden er andere regels. Indien de opdracht een combinatie van deze drie typen is, wordt gekeken naar het hoofdvoorwerp van de opdracht of naar welke de hoogste waarde heeft. Lees hier meer over in onze blog “Alles wat je moet weten over overheidopdrachten: deel 1”.
Ook de waardebepaling van de opdracht is belangrijk voor de regels met betrekking tot het opstellen van het bestek, de bekendmaking en via welke wijze de gunning zal plaatsvinden. Voor het bepalen van de waarde moet rekening worden gehouden met alle sommen over de volledige duur van de opdracht. Het is niet mogelijk om gebruik te maken van een splitsing van kosten, dit is verboden.
Er zijn zeven verschillende gunningswijzes, ook wel plaatsingsprocedures genoemd. Deze kunnen worden opgesplitst in de standaardprocedures (de openbare procedure en de niet-openbare procedure) en de uitzonderingsprocedures (de overige vijf). Daarnaast zijn er procedures die verlopen in één enkele fase of in meerdere fases. Ontdek alles over de verschillende plaatsingsprocedures in onze TenderWiki.
4. Het bestek
Een bestek is de nauwkeurige beschrijving van de overheidsopdracht en bevat alle relevante inlichtingen met betrekking tot de procedures en de uitvoering van de opdracht. Alle bovenstaande informatie, onder punt 3, zullen dan ook terug te vinden zijn in dit document.
Er zijn geen wettelijke bepalingen rond de vorm of de inhoud van het bestek. De enige verplichting is dat de aanbestedende overheid voldoende duidelijke informatie om de potentiële inschrijver toe te laten een goed begrip te hebben van de opdracht en een offerte in te dienen. Het moet dus duidelijk zijn wat de aanbesteder van de inschrijver verlangt.
Over het algemeen bestaat een bestek uit de volgende onderdelen: de technische specificaties, een administratief gedeelte (toepassing wetgeving), een contractueel gedeelte (de uitvoeringsregels) en eventuele bijlages (zoals een offerteformulier of inventarislijst). Lees hier onze blog over het opstellen van een goed bestek. Of ontdek hier onze opleiding over dit onderwerp!
5. Offertes
Na publicatie kunnen ondernemers zich inschrijven voor de overheidsopdracht. Hiervoor dienen ze voor de deadline via elektronische weg een offerte in te dienen. De opening van de offertes door de aanbesteder zal altijd pas plaatsvinden na deze termijn. Na opening van alle offertes zal een proces-verbaal worden opgesteld en kan gestart worden met de evaluatie.
Hier wordt allereerst bekeken of de offertes voldoen aan de selectie eisen (zoals opgesteld in het bestek). Vervolgens zal er een regelmatigheidsonderzoek plaatsvinden: voldoet de offerte aan de wetgeving, het bestek en de regels omtrent het milieu-, sociaal en arbeidsrecht? Tot slot wordt een verdere evaluatie gedaan aan de hand van de gunningscriteria. Welke offerte is economisch gezien het meest voordelig of biedt de beste prijs-kwaliteitsverhouding?
6. Sluiting opdracht
Nadat besloten is aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund, is er in de meeste gevallen sprake van een kennisgeving (dit geldt niet voor opdrachten onder de drempel van 30.000 euro) en een gemotiveerde beslissing. De sluiting van de opdracht geschiedt vervolgens op basis van het niveau van de gunningswijze. Hierna is de procedure vervolledigt en kan worden overgegaan op de uitvoeringsfase.
