Met betrekking tot overheidsopdrachten bestaan er bij zowel private ondernemers als de publieke sector een flink aantal vooroordelen. Dit komt doordat er vaak sprake is van onvoldoende kennis of een gebrekkige voorbereiding. In deze blog geven wij je de nodige tips en tricks om de pijnpunten te signaleren en de nodige maatregelen te treffen om deze te vermijden. Lees ook deel 1 van deze blog.
1. Onvoldoende kennis en voorbereiding
Voor ondernemers geldt dat zij vaak niet weten wat zij kunnen verwachten van een plaatsingsprocedure. Aanbesteders hebben anderzijds vaak een geringe kennis van de markt en de relevante spelers hierbinnen. Een zeer goede oplossing hiervoor is marktverkenning. Het doel hiervan is om beide partijen beter voor te bereiden. Zo wordt de ondernemer goed ingelicht over de overheidsopdracht, terwijl het de aanbesteder verder helpt bij het voorbereiden van de opdrachtdocumenten en helpt het uitvoeringsproblemen te vermijden.
Een marktverkenning kan enkel plaatsvinden op initiatief van de aanbesteder. Dit betekent echter niet dat de ondernemer geen actieve promotie kan voeren voor de publieke markt. Maak bijvoorbeeld een visitekaartje aan via de e-Notification module op het e-Procurement platform.
2. Commerciële aanpak van ondernemers
Het opstellen van een offerte voor een klant uit de privé sector is niet hetzelfde als voor een aanbestedende overheid. Er komt heel wat formalisme en rigide regels kijken bij publieke offertes. Dit is soms lastig voor ondernemers, daar zij gewend zijn aan een commerciële aanpak. Een tip hiervoor is om als private onderneming een coördinator aan te nemen die overzicht houdt op de offertes, zo heb je een duidelijke rolverdeling en zorg je ervoor dat de offertes correct zijn.
Een ander veelvoorkomend pijnpunt is dat aanbesteders weinig rekening houden met de manier van werken van ondernemers. Zo vinden inschrijvers vaak dat de indieningstermijn te kort is, dat opdrachtdocumenten te weinig informatie bevatten of dat uitvoerings- of levertermijnen onrealistisch zijn. Zoals eerder benoemd adviseren wij een marktverkenning te organiseren als aanbesteder. Dit zorgt voor een betere kwaliteitscontrole op opdrachtdocumenten en de mogelijkheid om eventuele vragen te stellen aan bestaande ondernemingen.
3. Geen goede workflow
Bij zowel de privé sector als de aanbesteder is er vaak sprake van een gebrekkige workflow. Zo is het opstellen van publieke offertes voor ondernemers vaak een ad hoc bezigheid. Er kan echter veel kostbare tijd worden gewonnen door de interne processen hiervoor te verbeteren. Zo kunnen er vaak templates worden gemaakt van de verschillende offertedocumenten, omdat de informatie of lay-out veelal hetzelfde blijft. Een ander advies is om te investeren in een goede databank van alle documenten, waarbij nauwkeurig bijgehouden kan worden voor welke aanbesteders en overheidsopdrachten je reeds een offerte in hebt gediend. Zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur waarbij ook de correspondentie met de aanbesteder niet mag ontbreken.
Voor de aanbesteder geldt dat er geen goede workflow bestaat als het gaat om contractenbeheer en het voorbereiden van overheidsopdrachten. Ons advies is om het contracten- en het behoeftebeheer te centraliseren. Zo zijn alle diensten op de hoogte van de contracten en behoeftes. Voorzie daarnaast in een aankoopproces die de interne procedure, van behoeftedefinitie tot betaling, regelt. Zo zorg je voor meer inzicht in aankopen en een betere voorbereiding van opdrachten.
Wil je weten wat EBP voor jou kan betekenen om jouw aanbestedingsstrategie te optimaliseren? Neem dan nu contact met ons op via info@ebp.be.
