Welke mogelijkheden biedt een mededingingsprocedure met onderhandeling? Wat is gefaseerde eliminatie precies en wat zijn de voordelen hiervan? Meester Johan Geerts, advocaat bij Bureau Geerts / Denayer, geeft in deze blog zeer praktisch advies voor het verloop van de mededingingsprocedure en de verschillende onderhandelingsfasen die hierbij aan bod kunnen komen.
Voordelen van onderhandelen
Het grootste voordeel van een onderhandelingsprocedure is de flexibiliteit die het met zich meebrengt. Daarnaast is het door een sterke verruiming in de toepassingsvoorwaarden in de huidige wetgeving tegenwoordig veel gemakkelijker om gebruik te maken van een mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO). Indien de opdracht onder de drempelbedragen valt, mag de procedure altijd worden toegepast.
Het verloop van een mededingingsprocedure met onderhandeling
Een MPMO verloopt in twee fasen: de selectiefase (publicatie en selectiebeslissing) en de evaluatiefase (beoordeling offertes en start onderhandelingen). Voor de eerste fase geldt dat er minimaal drie, maar idealiter vijf, inschrijvers geselecteerd dienen te worden. Enkel de geselecteerden zullen het bestek ontvangen.
In fase twee worden vervolgens de eerste offertes beoordeeld, waarbij er een regelmatigheids- en prijsonderzoek wordt gedaan. Hierna gaat men over tot onderhandeling, welke kan gebeuren in één of meerdere rondes. Dit is afhankelijk van de aanbesteder en wat er in het bestek staat vermeld. Staat er in het bestek vermeld hoeveel rondes er zullen zijn? Dan dient de aanbesteder zich hieraan te houden. Zodra er om een finale offerte (BAFO) wordt gevraagd, mag er niet meer onderhandeld worden. Ook kan de aanbesteder zich voorbehouden om na de eerste offertes over te gaan op een directe gunning, mits dit vermeldt staat in het bestek uiteraard. Het advies is dan ook om dit altijd op te nemen in het bestek, om de procedure zo flexibel mogelijk te maken.
Indien er geen sprake is van een directe gunning, zijn er nog twee andere opties om de onderhandelingen in te gaan. Het is mogelijk om met alle inschrijvers om de tafel te gaan. Of er kan gebruikt worden van gefaseerde eliminatie. Dit is een techniek waar je ervoor kiest om met meerdere inschrijvers de onderhandelingen aan te vatten (maximaal drie) en eventuele andere inschrijvers tijdelijk in de ‘wachtkamer’ plaatst. De inschrijvers in de wachtkamer worden op de hoogte gebracht van de situatie. De beslissing om ze hier te plaatsen hoeft nog niet uitgebreid gemotiveerd te worden en kan nog niet aangevecht worden, daar dit een voorlopige beslissing betreft. Het voordeel van gefaseerde eliminatie is dat je de groep verkleint en de focus meer legt op de offertes die bij eerste aanblik het meest voldoen aan de gestelde eisen.
Vervolgens kan er, indien gewenst, een uitnodiging worden gestuurd om een tussentijdse (tweede) offerte in te dienen en een volgend onderhandelingsgesprek aan te gaan. Hier wordt een verslag van gemaakt. Het advies is om tot het einde met minimaal drie offertes (indien mogelijk) de onderhandelingen te voeren.
Zodra er sprake is van een definitieve offerte, is deze niet meer onderhandelbaar. Voor deze finale offerte geldt dat dezelfde procedure moet worden gevolgd als normaal. Er dient een regelmatigheids- en prijsonderzoek plaats te vinden en er wordt een gunningsverslag opgemaakt. Mochten er problemen zijn met de BAFO (best and final offer), dan zit je gebonden aan de regels van een klassieke procedure en kunnen deze niet meer gewijzigd worden. Een tip hiervoor is om de geselecteerde opdrachtnemer te vragen om de laatst gegeven offerte in te dienen als officiële BAFO, zodat dit kan worden vermeden.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees dan ook onze andere blogs, waaronder “Onderhandelingen bij overheidsopdrachten (deel 1).”
Of volg onze opleiding voor de privé sector of onze opleiding voor de publieke sector om jouw onderhandelingstechnieken te verbeteren!
