E-facturatie is niet nieuw en er wordt ook steeds meer gebruik van gemaakt. De geoptimaliseerde interne processen die deze standaardisatie met zich meebrengt zorgen in het bijzonder voor veel tijdsbesparing. Toch kost het anderzijds ook veel tijd om de interne processen, voor zowel de publieke sector als de leveranciers, klaar te stomen voor e-facturatie. Lien Wauters-Van der Taelen, project manager e-invoicing bij de Vlaamse overheid, maakt de balans op. Is de publieke sector volledig klaar voor de ontvangst én verwerking van e-facturen?
Peppol netwerk
Een e-factuur voor overheidsopdrachten dient volgens Europese richtlijnen via een zogenoemd ‘peppol’ netwerk te worden verstuurd, zodat facturen vatbaar worden voor volledige automatische verwerking. Doordat het echter lastig is om grip te krijgen op hoe dit proces technisch gezien precies in elkaar steekt, zijn er voor zowel de publieke sector zelf als haar leveranciers nog veel onduidelijkheden. Maar liefst 65% van de leveranciers geeft aan dat er door de overheid te weinig basisinformatie wordt verstrekt, waardoor het onduidelijk is wat er precies van hen wordt verwacht.
Veranderingsmanagement
Naast de complexe technische kant van het verhaal komt er ook een groot stuk veranderingsmanagement bij kijken. Op dit moment maakt slechts 15% van het Europese bedrijfsleven gebruik van e-invoicing. Voornamelijk door gebrek aan tijd, maar ook doordat niet alle bedrijven voldoende drijfveer hebben om verandering aan te brengen in de interne processen. Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat het facturatieproces niet volledig is gedigitaliseerd, maar slechts enkele fasen hiervan. Dit terwijl de meeste bedrijven wel degelijk inzien welke voordelen volledige digitalisering met zich meebrengt.
Verder blijft het lastig om als publieke organisatie leveranciers ertoe te verplichten gebruik te maken van e-facturatie. Voor de Vlaamse overheid geldt dat zij dit wel deden, waarna er een kleine stijging te zien is in het aantal ontvangen e-facturen. Toch blijft dit cijfer relatief en de impact van de Vlaamse overheid te gering. Volgens Lien zouden andere bestuursniveaus zouden dezelfde eisen moeten stellen om een grotere impact te kunnen bewerkstelligen.
Al met al geldt voor de Vlaamse overheid dat zij geprezen wordt voor haar gebruik van e-facturatie. Maar liefst 73% van alle facturen die bij de Vlaamse overheid binnenkomen zijn e-facturen die voldoen aan alle regels en dus vatbaar zijn voor volledige automatische verwerking. En dit cijfer is nog steeds stijgende. Het streven is dat dit 80% is tegen het einde van 2020.
Voor de Vlaamse overheid is dit resultaat het bewijs dat e-facturatie perfect werkt, stelt Lien. Wel is dit niet zonder slag of stoot geweest: het vereist veel inspanning om hier te geraken. Kortom: om uiteindelijk tijdsbesparing te kunnen realiseren zal er eerst flink wat tijd geïnvesteerd moeten worden.
Lien Wauters-Van der Taelen was een van de sprekers tijdens de National Tender Day 2020. Blijf op de hoogte van onze evenementen!
