Voor zowel aanbesteders als inschrijvers heerst er nog veel onduidelijkheid over onderhandelingsprocedures bij overheidsopdrachten. Hoe gaan deze in zijn werk en aan welke regels moeten er worden voldaan? In deze blog beantwoorden we de meest gestelde vragen omtrent dit onderwerp. Lees hier ook deel 1 van deze blog.
1. Hoe kunnen het gelijkheidsbeginsel en vertrouwelijkheidsbeginsel in stand worden gehouden tijdens onderhandelingen?
Een correcte opvolging van het gelijkheidsbeginsel, waarin het basisprincipe staat dat het verboden is om discriminatoire informatie te communiceren, is van groot belang tijdens de onderhandelingsprocedure. Doordat alle inschrijvers over dezelfde nuttige informatie moeten beschikken voor het opstellen en verbeteren van hun offerte, is de aanbesteder verplicht om alle wijzigingen die zich voordoen tijdens de onderhandelingen te communiceren naar alle inschrijvers. Dit zorgt tegelijkertijd ook voor een verbetering in de kwaliteit van de offertes.
Binnen de grenzen van het gelijkheidsbeginsel is het voor de aanbesteder dus zeer nuttig te kijken naar de manier van communiceren gedurende het onderhandelingsproces. Denk hierbij aan de mogelijkheid om een e-mail met nuttige informatie naar alle inschrijvers tegelijkertijd te versturen. Zo ontvangt elke inschrijver dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. Let er wel op dat de e-mailadressen van de inschrijvers altijd in bcc moeten worden gezet, om zo ook het vertrouwelijkheidsbeginsel te waarborgen.
In het geval van mondelinge onderhandelingen is het verstandig een kader voor te bereiden omtrent wat er gezegd zal worden. Maak daarnaast ook na elk gesprek een verslag van wat er besproken is, zodat alle inschrijvers hiervan op de hoogte kunnen worden gesteld.
Ook kan de aanbesteder niet beslissen om te onderhandelen met slechts bepaalde inschrijvers. Wel is het binnen onderhandelingsprocedures mogelijk om gebruik te maken van gefaseerde selectie. Hierbij wordt er op basis van prijs- en gunningscriteria een selectie gemaakt met welke inschrijvers de onderhandelingen worden aangegaan.
Wel is het mogelijk om op basis van een gefaseerde selectie een eerste schifting te maken op basis van prijs- en gunningscriteria. Dit is uiteraard alleen mogelijk als er voldoende inschrijvers zijn. Volgens de regel van drie is het advies om altijd met minimaal drie inschrijvers de onderhandelingen aan te gaan. Als er bijvoorbeeld in totaal vijf inschrijvers zijn, dan kan het baten om via gefaseerde selectie de twee inschrijvers die het minst voldoen aan de criteria tijdelijk in de ‘wachtkamer’ te plaatsen.
Tot slot is het uiteraard ook zeer belangrijk om goed te letten op de vertrouwelijkheid van de offertes. Vanuit het vertrouwelijkheidsbeginsel is het namelijk verboden om vertrouwelijke informatie van de inschrijvers te delen. Er bestaat een uitzondering hiervoor mits de inschrijver hier voorafgaand schriftelijke toestemming voor geeft. In de praktijk wijst echter uit dat als het daadwerkelijk gaat om vertrouwelijke informatie, de inschrijver hier uiteraard nooit toestemming voor zal geven.
2. Tips voor een efficiënte onderhandeling
Het doel van een onderhandeling is altijd om er een verbeterde offerte aan over te houden. In een onderhandelingsprocedure is het dan ook zeer raadzaam om op voorhand een document op te stellen met de richtlijnen van de verwachte inhoud van de verbeterde offertes in het licht van het betrokken criterium. Dit kan zijn over de prijs, maar ook over andere criteria. Dit document dient uiteraard, volgens het gelijkheidsbeginsel, gecommuniceerd te worden aan alle inschrijvers.
Verder is het voor een onderhandeling over de prijs extra rekening te houden met het vertrouwelijkheidsbeginsel. Is het bijvoorbeeld toegelaten om de prijs van de andere offertes aan de inschrijver mede te delen? Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn is om een gemiddelde prijs van de offertes te communiceren, in de hoop dat de inschrijver zijn prijs in de volgende offerte zal verlagen.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Lees dan ook onze andere blogs, waaronder “Mededingingsprocedure met onderhandeling.”
Volg onze opleiding voor de privé sector of onze opleiding voor de publieke sector om jouw onderhandelingstechnieken te verbeteren!
