Het bestek is van groot belang voor overheidsopdrachten. Het vormt de basis voor de uitvoering van de opdracht. Ontdek in deze blog de beste tips & tricks voor het opstellen van een goed bestek! Lees hier ook deel 1 van deze blog, over wat een bestek precies is en hoe deze is opgebouwd.
Tips & tricks
Er zijn een aantal aandachtspunten bij het opstellen van een bestek. Over het algemeen geldt dat een goed bestek in heldere en duidelijke taal is geschreven en de nodige vermeldingen naar de wetgeving bevat. Dit lijkt logisch, maar is helaas niet altijd de realiteit. Begin daarom altijd met een goede voorbereiding.
Bepaal welk type bestek er benodigd is. Afhankelijk van de gunningswijze zal er een ander soort bestek gebruikt worden. Bijvoorbeeld als onderhandelingen deel uitmaken van de procedure, is er sprake van een ander type bestek. Ook kan het afhankelijk zijn van de sector (klassieke sectoren of speciale sectoren) welk bestek er wordt gebruikt.
In welke taal moeten de opdrachtdocumenten opgesteld worden? In principe moeten bestekken in de taal worden opgesteld op basis van het gebied van de ondernemers gevestigd zijn. Dit betekent dat een bestek veelal in het Nederlands of het Frans wordt opgesteld. Uiteraard is het altijd mogelijk om ook een Engelse versie van het bestek toe te voegen, om zo ook inschrijvers uit andere gebieden te bereiken.
Stel een checklist op met de toe te voegen documenten. Geef een duidelijke omschrijving van het voorwerp van de opdracht. Gebruik eventueel definities – dit is niet verplicht maar schept vaak meer duidelijkheid en laat het bestek er professioneler uitzien. Wees daarnaast consequent in het taalgebruik en de opmaak van het bestek. Denk hierbij aan het gebruik van de juiste termen en een consequent gebruik van hoofdletters.
Bij het opstellen van het bestek is het altijd belangrijk de wet- en regelgeving in het achterhoofd te houden. Denk bijvoorbeeld aan het proportionaliteitsbeginsel bij het opstellen van de technische vereisten. Vergeet ook het patere legem-beginsel niet: als aanbestedende overheid dient er ook te worden voldaan aan de eigen geschreven regels.
Selectiecriteria vs. Gunningscriteria
Geef in het bestek voldoende informatie over de selectiefase en de gunningsfase. Het is altijd beter om de inschrijver nog een beetje bij de hand te nemen door zoveel mogelijk informatie te geven. Denk aan een chronologische weergave van de stappen van de procedure en een indicatieve planning van de overheidsopdracht. Let hierbij op het feit dat selectiecriteria geen gunningscriteria zijn. Selectiecriteria gaan over de kwaliteiten van de inschrijver, terwijl gunningscriteria toestaan de offerte inhoudelijk te beoordelen.
In een bestek dienen duidelijke, precieze en ondubbelzinnige selectievoorwaarden te staan (volgens het transparantiebeginsel). Deze voorwaarden kunnen alleen betrekking hebben op de geschiktheid van de kandidaat, op de financiële en economische draagkracht of de technische en beroepsbekwaamheid. Zo kan er gevraagd worden aan de inschrijvers om een jaarrekening voor te leggen of bepaalde referenties of beroepskwalificaties mee te sturen. Selectiecriteria die niet in de opdrachtdocumenten werden vermeld mogen niet gebruikt worden bij de selectiebeslissing.
Gunningscriteria kunnen bestaan uit zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten. Kwalitatieve gunningscriteria zijn bijvoorbeeld de kwaliteit van de inhoudelijke visie, het financiële plan en het plan van aanpak. Voor de gunning geldt dat de opdracht gegund dient te worden aan de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met de gunningscriteria. Welke offerte dit is, wordt vastgesteld door de aanbestedende overheid op basis van de prijs, de kosten (rekening houden met kosteneffectiviteit) en de prijs-kwaliteitsverhouding (ook kwalitatieve, milieu- en/of sociale aspecten).
Ontdek hier onze praktische opleiding over het opstellen van bestekken!
