Het organiseren van een plaatsbezoek bij overheidsopdrachten kan zeer nuttig zijn. Niet alleen voor de inschrijvers om zo meer informatie te kunnen krijgen voor het opstellen van de offerte. Ook voor de aanbesteders is er door een plaatsbezoek een grotere kans dat offertes een correctere prijs weergeven en uitvoeringsproblemen worden vermeden. Lees hier ook deel 1 van deze blog.
Met welke aandachtspunten moeten er rekening worden gehouden bij het organiseren van een plaatsbezoek?
Als de aanbesteder besluit een plaatsbezoek op te leggen, kan dit op straffe van substantiële onregelmatigheid van de offerte worden Het plaatsbezoek dient altijd te worden voorzien in het bestek. Indien dit niet het geval is, kan een inschrijver het plaatsbezoek ook zelf verzoeken door middel van een concrete motivering. Op basis van het gelijkheidsbeginsel moeten alle inschrijvers dan dezelfde mogelijkheid worden geboden. Inschrijvers die niet kunnen aantonen dat zij op plaatsbezoek zijn geweest kunnen niet meedingen naar de offerte.
Tijdens een plaatsbezoek dient er altijd iemand aanwezig te zijn als vertegenwoordiger van de aanbesteder. Dit hoeft niet noodzakelijk voor elk plaatsbezoek dezelfde persoon te zijn, maar wel iemand die effectief betrokken is bij de overheidsopdracht en eventuele vragen van de inschrijver kan beantwoorden. De vertegenwoordiger van de aanbesteder kan na een plaatsbezoek ook direct een attest invullen als bewijs dat de inschrijver de locatie heeft bezocht.
Belangrijk is om alle ruimtes en locaties die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de overheidsopdracht te laten zien tijdens een plaatsbezoek. Denk hierbij ook aan de parkeerplaats of kelder waar eventuele materialen kunnen worden opgeslagen. Dit kunt u als aanbesteder zelf bepalen en zo uitgebreid mogelijk inrichten zoals u zelf noodzakelijk acht.
Het advies is om plaatsbezoeken zoveel mogelijk individueel en op vastgelegde tijdstippen plaats te laten vinden, zodat een collusie tussen inschrijvers wordt vermeden. Zo kan het voorkomen dat als er weinig interesse is vanuit de markt en er weinig inschrijvers meedingen naar een overheidsopdracht, dit de offerteprijzen onrechtmatig beïnvloed.
Tot slot dienen alle inschrijvers alle nuttige informatie die naar voren komt als gevolg van een plaatsbezoek in handen te krijgen. Dit heeft te maken met het gelijkheidsbeginsel, waarbij gewaarborgd moet worden dat alle inschrijvers gelijk worden behandeld en over dezelfde informatie beschikken alvorens zij een offerte opmaken. Het dient dus aanbevolen om een verslag te maken van elk plaatsbezoek.
