Abc van overheidsopdrachten
Met deze lexicon van overheidsopdrachten kan je alle begrippen terugvinden die relevant zijn in de sector van openbare aanbestedingen.
Klik hieronder op de letters om de termen en de definities raadplegen.
A
Een aanbestedende overheid, die: leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten of overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.
Zie ook: Aanbesteding – Leidend ambtenaar – Publieke sector
Een (openbare) aanbesteding, vaak ook overheidsopdrachten genoemd, is toch verschillend hiervan. Een aanbesteding is namelijk een inkoopmethode om opdrachten (werken, diensten of producten) van de overheid aanbestedende dienst bekend (openbaar) te maken. Hiermee worden bedrijven aangespoord om hun offerte te maken en hun kandidatuur in te dienen.
Een aanbestedende dienst die een gecentraliseerde aankoopactiviteit en eventueel een aanvullende aankoopactiviteit verricht.
Een speciale-sectorbedrijf dat een gecentraliseerde aankoopactiviteit en eventueel een aanvullende aankoopactiviteit verricht.
Natuurlijke of rechtspersoon, die belast wordt met het ontwerp of de verwezenlijking van bouwwerkzaamheden. Daarvoor ondertekent hij op voorhand een aanwervingscontract met de verzoekende partij.
Voor overheidsopdrachtren met een beperkte geraamde waarden kan de aanbestedende dienst kiezen voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking via aanvaarde factuur. (art. 92).
Als er gewerkt wordt via deze procedure is de overheid niet verplicht om minimaal 3 offertes te vragen zoals doorgaans dient te gebeuren. Echter dienen ze wel minimaal 3 aanbiedesr te raadplegen (mag ook online). De voorwaarde is dat de aanbestedende dienst deze opzoeking dient aan te tonen en te bewijzen. Ook is het niet verplicht om de aanbieder met de laagste prijs te gunnen. Er kunnen eigen gunningscriteria gehanteerd worden.
De schriftelijke en uitdrukkelijke vraag van een kandidaat om geselecteerd te worden voor een opdracht, een lijst van geselecteerden of een kwalificatiesysteem. Een kandidaat mag slechts één aanvraag tot deelname per opdracht indienen (art. 54, § 1 KB Plaatsing).
De kandidaten, de ondernemers die aanvragen tot deelneming indienen.
Aanbestedingskalender.nl was het eerste aanbestedingsplatform van Nederland. Zij vormt dagelijks de brug tussen leveranciers en opdrachtgevers. Enerzijds helpen ze bedrijven door uitgebreid marktinformatie en projecten aan te bieden. Deze komen van zowel de publieke sector als Privé bouwprojecten. Verder helpen ze inschrijvers tijd te besparen door handige zoekfunctionaliteiten-en filters aan te rijken. Anderzijds worden aanbestedende diensten ondersteund door hen een platform en tools aan te bieden waarop ze dagelijk hun opdrachten op kunnen aankondigen. Verder verlenen ze ook ondersteuning aan overheden en bedrijven met opleidingen (aanbod op niac.nl) en events zoals de National Tender Day. Tesnslotte maakt Aanbestedignskalender ook deel uit van het Franse bedrijf Infopro Digital.
Die betreffen het specifieke geval, waarbij de door de inschrijvers aangekondigde prijzen ofwel hoger ofwel lager zijn dan de gemiddelde aangekondigde prijs.*
* Het gemiddelde van de bedragen wordt als volgt berekend:
- 1. indien het aantal offertes gelijk is aan of groter is dan zeven, door zowel de laagste offerte uit te sluiten als de hoogste offertes die samen een vierde van het aantal ingediende offertes Indien dit aantal niet deelbaar is door vier, wordt het vierde naar de hogere eenheid afgerond;
- 2. indien het aantal offertes lager ligt dan zeven, door de laagste en de hoogste offerte uit te sluiten.
Het document met de algemene aannemingsvoorwaarden wordt ondertekend door een kandidaat (inschrijver) bij een overheidsopdracht, waarvoor hij zijn offerte of zijn voorstel indient conform de bepalingen van de openbare dienst (aanbestedende dienst). Dit document vormt het fundament van de markt, het is een schriftelijk bewijs van de overeenkomsten tussen beide partijen.
AUR = koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013;
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 14 februari 2016.
Dit koninklijk besluit werd gewijzigd door:
het koninklijk beluit van 7 februari 2014 voor de wijziging van verschillende koninklijke uitvoeringsbesluiten van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten alsook de wet van 13 augustus 2011 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 21 februari 2014
het koninklijk besluit van 22 mei 2014 voor de wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 mei 2014 ;
het koninklijk besluit van 22 juni 2017 voor de wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en dat de inwerkingtreding bepaalt van de wet van 16 februari 2017 voor de wijziging van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 27 juni 2017 ;
het koninklijk besluit van 15 april 2018 voor de wijziging van verschillende koninklijke besluiten betreffende de overheidsopdrachten en de concessies met het opnemen van een drempel in de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten, en concessies gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 18 april 2018.
De AVG (in het Engels: General Data Protection Regulation – afgekort GDPR) omvat de regelgeving voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en de publieke sector in de Europese Unie. De verordening verving de databeschermingsrichtlijn van 1995, aangezien deze niet meer up-to-date was voor de huidige digitale samenleving. Zo kwam in mei 2016 de AVG tot stand, waarna organisaties tot 25 mei 2018 de tijd kregen om hieraan te voldoen. Voor organisaties die zich niet aan deze regelgeving houden, geldt dat zij het risico lopen op hoge geldboetes.
Naast de verplichting om de Wetgeving Overheidsopdrachten na te leven, moeten aanbestedende diensten ook voldoen aan de AVG. Voor overheidsopdrachten geldt dat een plaatsingsprocedure is opgebouwd in verschillende fases, waaronder de prospectie, plaatsing en uitvoering van het contract. Tijdens elk van deze fasen kan er sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens, en krijgt u dus te maken met de AVG-richtlijnen.
Zie ook: GDPR – Gegevensbescherming – Regelgeving
Dit betreft consumptiegoederen met een zeer hoge naambekendheid in vergelijking met het B-merk of het C-merk. Hun toegevoegde waarde schuilt in de kwalitatieve uitstraling, de zekerheid en de status. Een A-merk wordt dan ook gedefinieerd als een merk met distributiespreiding van meer dan 75%.
Lees ook het artikel hierover op Bouwkroniek:
https://www.bouwkroniek.be/article/verbod-op-merknamen-in-bestekken.1429
De aanbestedende dienst vraagt een attest aan de inschrijver, zodat deze laatste in aanmerking komt voor het gunnen van een overheidsopdracht. Met dit attest kan de inschrijver aantonen dat hij zich niet in een geval van uitsluiting voor overheidsopdrachten bevindt naar aanleiding van een kwalitatieve selectie. De uitsluitingsgronden kunnen verplicht zijn, verband houden met sociale en fiscale schulden, of optioneel:
- Verplichte uitsluitingsgronden: is de inschrijver veroordeeld voor een ernstig misdrijf (corruptie, witwassen geld, terrorisme…)?
- Uitsluitingsgronden i.v.m. fiscale en sociale schulden: heeft de inschrijver uitstaande schulden bij het RSZ of belastingen en heffingen voor meer dan €3.000? Zo ja, wordt hij uitgesloten van de procedure. Behalve wanneer:
- hij een nageleefd afbetalingsplan kan voorleggen
- hij het bewijs kan voorleggen van een vaststaande en opeisbare vordering tegenover een andere aanbestedende dienst
- hij zijn schuld vereffent binnen de vijf dagen na de aanvraag door de aanbestedende dienst
- Optionele uitsluitingsgronden: vertoont de inschrijver verschillende gebreken (in staat van faillissement of liquidatie, niet in orde met de betaling van zijn belastingen, beging een ernstige fout bij de uitoefening van zijn beroep…)?
Aanvragen attesten
Om een attest te verkrijgen moet de inschrijver op een overheidsopdracht zich richten tot de Directie van Administratieve Geldboeten (Stafdienst begroting en beheerscontrole van de FOD WASO). De aanvraag mag maximum 3 maanden oud zijn. De kandidaat moet zijn aanvraag mailen naar administratievegeldboeten@vlaanderen.be of met de post versturen naar de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg, Stafdienst begroting en beheerscontrole Directie van Administratieve Geldboeten op het adres Ernest Blérotstraat 1, 1070 Brussel.
Het attest moet de gegevens van de kandidaat bevatten (bedrijfsnaam, juridische vorm en adres – of het thuisadres van de kandidaat) en ook het btw-nr of ondernemingsnummer.
BTW-attest
Het btw-attest is een document dat de ondernemingen sturen naar de FOD Financiën om de dienst op de hoogte te brengen van bepaalde inkomende en uitgaande bedragen in hun boekhouding. Op basis van het verschil tussen de gefactureerde bedragen aan hun klanten en de betaalde bedragen aan hun leveranciers kan de FOD Financiën de verschuldigde of aftrekbare belastingen berekenen. Deze verklaring gebeurt doorgaans maandelijks, maar kan ook driemaandelijks plaatsvinden indien het omzetcijfer van de onderneming niet hoger is dan 1 miljoen euro excl btw en indien ze zich ertoe verbindt om een som te betalen, gelijk aan een derde van het verschuldigde bedrag voor de voorgaande periode.
Het btw-attest moet vergezeld zijn van een listing met de nationale klanten waaraan de onderneming in de loop van het vorige jaar een bedrag hoger dan €250 factureerde. Ze moet ook een gelijkaardige listing voor haar Europese klanten bijvoegen, behalve wanneer ze een zetel heeft in het land van de klantenkring.
Fiscaal attest
Een fiscaal attest (of ‘attest schuldentoestand’) is een document dat een onderneming voorlegt aan de FOD Financiën om aan te tonen dat haar fiscale situatie in orde is. Een onderneming die inschrijft op een overheidsopdracht heeft dit attest nodig om aan te tonen dat ze voldoet aan haar fiscale aangiften en betalingen.
Fiscale schulden
Een fiscale schuld is een bedrag dat een onderneming verschuldigd is aan de belastingdienst. Het kan gaan om btw, sociale bijdragen, bedrijfsbelasting enz. Die schulden kunnen verschillende vormen aannemen:
- Openstaande belastingschulden: alle schulden waarvan de vervaldag verstreken is
- Niet-openstaande belastingschulden: alle schulden waarvan de vervaldag nog niet verstreken is, maar waarvan het bestaan zeker is
- Geschatte belastingschulden: alle schulden waarvan het bestaan zeker is en waarvan het bedrag min of meer precies kan geraamd worden
Op grond van de wet of de regelgeving is de onderneming, eens de vervaldag van de schuld verstreken is, verwijlintresten verschuldigd.
Telemarc
Telemarc is een gratis toepassing, ontwikkeld door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging in samenwerking met bepaalde federale diensten. Daarmee kunnen de aanbestedende diensten de nodige informatie verkrijgen over de ondernemingen die kandidaat zijn voor een overheidsopdracht. Met deze tool kunnen de aanbestedende diensten 6 ondernemingsattesten raadplegen:
– De jaarrekeningen die werden neergelegd bij de nationale bank,
– De betaling van de sociale bijdragen aan de RSZ,
– De onderwerping aan de btw (FOD Financiën),
– De juridische toestand van de ondernemingen (niet-failliet of gelijkaardige situatie) bij de Kruispuntbank van Odernemingen (KBO),
– Het saldo van de belastingschuld (FOD Financiën),
– De erkenning van de bouwaannemers (FOD Economie).
Dit vereenvoudigt het antwoorden op een openbare aanbesteding. Indien de aanbestedende dienst toegang tot Telemarc aanvraagt, zijn geen van de 6 bovenvermelde attesten nog nodig om een offerte in te dienen.
RSZ-attest
Aan de hand van het ondernemingsnummer (of ‘KBO-nummer’) kan men de natuurlijke of rechtspersonen achterhalen, die ingeschreven zijn in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Dit unieke nummer identificeert de onderneming in haar communicatie met de overheidsdiensten.
Elke onderneming kan haar nummer aanvragen bij het neerleggen van de statuten bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Aan de hand van het ondernemingsnummer (of ‘KBO-nummer’) kan men de natuurlijke of rechtspersonen achterhalen, die ingeschreven zijn in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Dit unieke nummer identificeert de onderneming in haar communicatie met de overheidsdiensten.
Elke onderneming kan haar nummer aanvragen bij het neerleggen van de statuten bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
B
Einde van de onderhandelingen
Wanneer men bij de mededingingsprocedure met onderhandeling of de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voornemens is om de onderhandelingen af te sluiten, stelt de aanbesteder de resterende inschrijvers daarvan in kennis en wordt hen een gemeenschappelijke termijn gegeven om nieuwe of aangepaste offertes in te dienen (arts. 38, § 8 en 41, § 6 Wet Overheidsopdrachten). Met resterende inschrijvers wordt hier meer dan waarschijnlijk bedoeld: alle inschrijvers met wie de aanbesteder op dat ogenblik nog onderhandelingen voert (al dan niet na fases te hebben gebruikt).
De nieuwe of aangepaste offertes die ingediend worden, vormen de definitieve offertes. In de praktijk wordt dit vaak een best-and-final offer (BAFO) genoemd.
Over de inhoud van deze definitieve offertes mag niet meer onderhandeld worden.
De aanbesteder doet vervolgens een nazicht van de definitieve offertes:
toetsing aan de minimumeisen van de opdracht;
controle of de offertes overeenstemmen met artikel 66, § 1 Wet Overheidsopdrachten(= selectie);
beoordeling op basis van de gunningscriteria.
Een schriftelijke verklaring van de bank over de financiële gegoedheid van een deelnemer aan de aanbesteding (gegoedheidverklaring) of een verklaring van de bank waarin deze zich bereid om bij gunning van de opdracht een bankgarantie te verstrekken ten aanzien van de uitvoering van de opdracht (bereidheidverklaring tot verstrekken bankgarantie).
Bij het plaatsen van een opdracht voor diensten, leveringen of werken boven een bepaald bedrag, is de Belgische overheid verplicht om deze opdracht, op enkele uitzonderingen na, te kennen te geven aan het publiek. Deze aankondigingen worden gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA).
- Belgische bulletin der aanbestedingen
Vanaf 1 januari 2011 worden deze opdrachten bekend gemaakt en geïntegreerd op het online platform e-Notification. Het platform laat overheden toe om hun overheidsopdrachten te publiceren. Elke overheidsopdracht kan hier opgenomen worden, zowel op nationaal als op Europees niveau, maar is slechts verplicht voor Belgische overheidsopdrachten. Ondernemingen krijgen van hun kant op een makkelijke, snelle elektronische manier toegang tot de consulatie van deze opdrachten. Het platform is opgesteld als een zoekmotor die selecteert aan de hand van verschillende parameters. Ook de opdrachten onder de nationale publicatiedrempel kan men er terugvinden.
- Europees bulletin der aanbestedingen
Het Europees Bulletin der Aanbestedingen voor openbare aankondigingen: TED
Het Publicatieblad van de Europese Unie wordt beheerd door de Europese Commissie. De bekendmakingen zijn te consulteren op de website ted.europa.eu.
Zie ook: Drempelwaarde, Kleine bedragen, Overheidsopdracht, Lijst overheidsopdrachten
Het Bulletin der Aanbestedingen wordt als publicatie van 2000 tot 2010 uitgegeven door het Belgisch staatsblad . Dit blad kan men steeds terugvinden in de 3 landstalen op de website
De Belgian Construction Awards (afgekort: BCA) is een jaarlijkse prijsuitreiking waarbij personen, projecten en bedrijven uit de bouw worden bekroond. Het gala-evenement draait om het in de kijker zetten van het vakmanschap en innoverende karakter van de sector. De BCA worden georganiseerd door Bouwkroniek, La Chronique en EBP.
Zie ook: Bouwkroniek – La Chronique – Publica Awards
Ga naar www.belgianconstructionawards.be voor meer informatie
Een juridische procedure die men dient te volgen als men ergens beroep tegen wil aantekenen en die het mogelijk maakt om een beslissing door een hogere instantie te laten beoordelen.
Een bestek is de nauwkeurige beschrijving van de overheidsopdracht en bevat alle relevante inlichtingen met betrekking tot de procedures en de uitvoering van de opdracht. In feite vormt het bestek samen met de algemene uitvoeringsregels en de offerte van de ondernemer de overeenkomst tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer.
Er zijn geen wettelijke bepalingen voor de vorm of de inhoud van het bestek. De enige verplichting is dat de aanbestedende overheid voldoende duidelijke informatie om de potentiële inschrijver toe te laten een goed begrip te hebben van de opdracht en een offerte in te dienen. Het moet dus duidelijk zijn wat de aanbesteder van de inschrijver verlangt.
Over het algemeen bestaat een bestek uit de volgende onderdelen: de technische specificaties, een administratief gedeelte (toepassing wetgeving), een contractueel gedeelte (de uitvoeringsregels) en eventuele bijlages (zoals een offerteformulier of inventarislijst).
Zie ook: Overheidsopdracht – Procedures – Aanbesteder/aanbestedende dienst
TO DO
De borgstelling voor overheidsopdrachten is gelijkaardig aan de garantie voor een voorwerp. De producent waarborgt een zeker onderhoud en herstelling bij defect gedurende de levensduur van het product.
Dus in dit geval is een aannemer die gebonden is aan een waarborg verplicht om alle herstellingen uit te voeren om zijn bouwwerk te onderhouden om in goed werkende staat te blijven.
De garantietermijnen kunnen evenwel wijzigen en verschillen naargelang de opdracht, de waarborg valt onder artikel 64 en volgt het koninklijk besluit over de uitvoering van overheidsopdrachten.
Bouwkroniek is het mediaplatform voor de bouwsector in België. Naast het laatste nieuws uit de bouwwereld, publiceert Bouwkroniek ook alle overheidsopdrachten en bouwprojecten. Nieuwe ontwikkelingen, technologieën, tendensen en knelpunten uit de sector worden besproken en geanalyseerd. Dit alles op maat van de bouwprofessionals.
Zie ook: La Chronique – EBP – InfoPro Digital
Ga naar www.bouwkroniek.be voor mer informatie
C
Circulair aanbesteden is het aanbesteden van projecten waarbij niet de prijs, maar wel de circulariteit van de oplossing het doorslaggevend element vormt. De circulariteit betekent dat waarde van producten/onderdelen worden behouden doordat ze na gebruik worden ingezet als grondstof. Zo worden oude of gebruikte producten niet als afval, maar als grondstof voor nieuwe producten of materialen beschouwt. Het doel van circulariteit is streven naar een wereld zonder afval.
Deze manier van aanbesteden draagt bij tot één van de Europese klimaatdoeleinden voor 2050: een 100% circulaire economie
Tijdens Congres voor het Openbaar Ambt worden actuele kwesties in het ambtenarenrecht helder toegelicht. Het evenement is geschikt voor iedereen die wil bijleren over HR-management in de publieke sector en graag in contact komt met experts op dit gebied.
Zie ook: National Tender Day / Healthcare Tender Day / Publica Awards
Ga naar www.ebpevents.be/cfpnl voor meer informatie
Een concordantietabel is een tabel waarin wordt aangegeven welke oude bepalingen inhoudelijk overeenstemmen met nieuwe bepalingen, bijvoorbeeld na een hernummering.
Zie procedures
Procedure om sociale woningen te laten bouwen door een private ontwikkelaar op grond van de ontwikkelaar; de selectie en gunning via een 3-fasige mededingingsprocedure met onderhandeling conform de Europese bekendmakingsregels.
Een opdrachtgever dient, bij het opstellen van een overheidsopdracht, van tevoren verschillende soorten criteria vast te leggen waarop hij de verschillende offertes zal evalueren en quoteren. Die gunningscriteria moeten vooral relevant zijn en bijdragen tot de beste invulling van de opdrachtbehoefte. Maar om maximale creativiteit te stimuleren en de focus op kwaliteit te leggen, mag men de opdracht niet te vaag maar ook niet te strikt omschrijven. De aanbestedende overheid dient hierin zelf het juiste evenwicht te vinden. Het beste is om het aantal criteria te beperken en zorgen dat ze een onderscheidend vermogen hebben.
Art. 81 vermeldt volgende mogelijke criteria:
- kwaliteit van producten of prestaties
- prijs
- technische waarde
- esthetisch en functioneel karakter
- milieukenmerken
- sociale en ethische overwegingen
- kosten van gebruik
- rentabiliteit
- dienst-na-verkoop en technische bijstand
- leveringsdatum en termijn van levering of uitvoering
Zie ook: evaluatiemethoden
D
Een draaideurconstructie is het verbod voor een inschrijver om, in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht, beroep te doen op een persoon die minder dan twee jaar geleden gewerkt heeft voor de desbetreffende aanbestedende overheid. De periode van twee jaar dient de werknemer in staat te stellen om voldoende afstand te nemen van zijn vroegere werkgever en op die manier kan men belangenconflicten vermijden.
In de wetgeving zijn een aantal drempelbedragen vastgelegd op Europees niveau. De drempels bepalen of er al dan niet een openbare of niet-openbare procedure plaats zal vinden. Drempelbedragen verschillen per type overheidsopdracht. Bij het leveren van goederen of diensten liggen de drempels bijvoorbeeld lager dan bij werken. Voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde onder de drempels geldt niet de Europese, maar de Belgische wetgeving.
Europese drempelbedragen
Bij de plaatsing van overheidsopdrachten dient de aanbestedende dienst rekening te houden met de Europese drempelwaarden. Wanneer de geraamde waarde van een overheidsopdracht evenveel of meer is dan het Europese drempelbedrag, dan is deze opdracht onderworpen aan de Europese regelgeving. Deze bedragen worden elke 2 jaar vastgesteld door de Europese Commissie.
Per 1 januari 2022 zijn er nieuwe Europese drempelbedragen van kracht
Zie ook: Procedures – Aanbesteder/aanbestedende dienst
Ga naar: Blog: De nieuwe Europese drempelbedragen voor 2022 en 2023
E
EBP is de afkorting voor European Belgium Public Procurement. EBP is markleider in de Benelux in het helpen van bedrijven met het vinden en winnen van overheidsopdrachten. Ze zijn uniek in België door (naast overheidsopdrachten) ook private bouwprojecten aan te bieden. Deze opdrachten, projecten en inzichtelijke informatie wordt op maat van de klant aangeboden op het Premium platform. Verder verlenen ze ook ondersteuning aan overheden en bedrijven met opleidingen en events zoals de National Tender Day. Tenslotte maakt EBP deel uit van het Franse bedrijf Infopro Digital waarin ook gelijkaardige bedrijven zitten zoals Aanbestedingskalender (Nederland), Vecteur Plus en MPF (Frankrijk), Ibau (Duitsland) en Barbour ABI (Verenigd koninkrijk). “Turning information into performance” is de missie van Infopro Digital.
Een evaluatiemethode is de manier waarop overheidsopdrachten geëvalueerd worden.
Overheden hebben de mogelijkheid om hun opdrachten te beoordelen op basis van punten, schalen of dergelijke. Zij bepalen volledig zelf hoe dit gebeurt. Er is geen verplichting om dit op voorhand mee te delen aan de inschrijvers. Deze zullen op gepaste wijze en waar het opportuun is, geïnformeerd worden. Er hangt een grote tendens naar transparantie in de lucht, maar tot op heden is dit nog niet juridisch verplicht.
De evaluatiemethode leidt tot de gunning van een opdracht en is daarom een zeer belangrijke fase voor een overheidsopdracht. Het spreekt voor zich dat een ruime mate van discretionaire bevoegdheid aan de dag gelegd dient te worden. De evaluatiemethode moet worden bepaald op basis van een aantal objectieve criteria. Persoonlijke voorkeuren of buikgevoel zijn uit den boze. De schriftelijke motivering en formulering van de evaluatie moet op een uiterst objectieve manier verwoord worden.
Zie ook: gunningscriteria
F
Bepaalde gronden of motieven waarmee een overheidsdienst een kandidaat of inschrijver kan uitsluiten. De facultatieve uitsluitingsgronden kunnen doorgevoerd worden wanneer:
- De kandidaat de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden
- De kandidaat:
- Failliet is of zich failliet heeft verklaard
- Gestopt is met werken
- Een gerechtelijke reorganisatie ondergaat
- Een vergelijkbare procedure ondergaat in andere nationale reglementeringen
- De kandidaat een ernstige fout beging in de uitoefening van zijn beroep, waardoor zijn integriteit in twijfel getrokken kan worden
- De kandidaat te maken zou hebben met vervalsing van de mededinging
- Een belangenconflict niet verholpen kan worden met andere minder ingrijpende maatregelen
- De medinging vervalst is
- Er teken is van voortdurende tekortkomingen van de kandidaat tijdens voorbije overheidsopdrachten
- De kandidaat zich op ernstige wijze schuldig heeft gemaakt aan:
- Het verlenen van valse informatie
- Het achterhouden van informatie
- De kandidaat het besluitvormingsproces onrechtmatig heeft trachten te beïnvloeden
De opdrachtgever moet steeds in staat zijn om deze beschuldigingen aan te tonen met passende middelen. De uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten zijn drie jaar geldig.
Zie ook: Selectiecriteria – Gunning
De FOD Financiën (Federale Overheidsdienst Financiën) regelt de financiële aspecten van de Belgische staat. Volgende domeinen maken deel uit van het werkterrein van de dienst:
- de heffing, inning en invordering van de belastingen;
- het beheer van de schatkist en de staatsschuld;
- het beheer van de goederenstromen voor de import en de export;
- fraudebestrijding;
- het ter beschikking stellen van de patrimoniumgegevens om het wettelijke goederenverkeer te verzekeren;
- het ter beschikking stellen van zijn competenties, expertise en beleidsondersteuning.
De overheidsopdrachten zijn overgestapt op forfaits.
De forfaitaire benadering van de overheidsopdrachten vormt geen beletsel voor de prijsherziening in functie van vastgestelde economische of sociale factoren.
De herziening moet tegemoetkomen aan de prijsevolutie van de hoofdcomponenten van de kostprijs. De Koning bepaalt de modaliteiten van de herziening en kan die verplichten voor opdrachten vanaf bepaalde bedragen of bepaalde uitvoeringstermijnen die hij vastlegt.
Indien de aannemer, de leverancier of de dienstverlener een beroep doet op onderaannemers, moeten die desgevallend de herziening van hun prijzen toepassen volgens de modaliteiten die de Koning vastlegt en in een overeenstemmende mate met de aard van hun prestaties.
De Belgische staat kon op basis van haar onderzoek en feedback vanwege de rechtbanken, een lijst samenstellen met de sectoren die het te maken krijgen met fraude. Die staan vermeld in een tabel op onderstaande website: www.publicprocurement.be/nl/nieuws/tabel-fraudegevoelige-sectoren.
G
De General Data Protection Regulation (GDPR) – in het Nederlands Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd – omvat de regelgeving voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en de publieke sector in de Europese Unie. De verordening verving de databeschermingsrichtlijn van 1995 vervangen, aangezien deze niet meer up-to-date was voor de huidige digitale samenleving. De GDPR is in mei 2016 in werking getreden, waarna organisaties tot mei 2018 de tijd kregen om zich daarop aan te passen. Voor organisaties die zich niet aan deze regelgeving houden, geldt dat zij het risico lopen op hoge geldboetes.
Naast de verplichting om de Wetgeving Overheidsopdrachten na te leven, moeten aanbestedende diensten ook voldoen aan de GDPR. Voor overheidsopdrachten geldt dat een plaatsingsprocedure is opgebouwd in verschillende fases, waaronder de prospectie, plaatsing en uitvoering van het contract. Tijdens elk van deze fasen kan er sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens, en krijgt u dus te maken met de GDPR-richtlijnen.
De General Data Protection Regulation (GDPR) – in het Nederlands Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd – omvat de regelgeving voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en de publieke sector in de Europese Unie. De verordening verving de databeschermingsrichtlijn van 1995 vervangen, aangezien deze niet meer up-to-date was voor de huidige digitale samenleving. De GDPR is in mei 2016 in werking getreden, waarna organisaties tot mei 2018 de tijd kregen om zich daarop aan te passen. Voor organisaties die zich niet aan deze regelgeving houden, geldt dat zij het risico lopen op hoge geldboetes.
Naast de verplichting om de Wetgeving Overheidsopdrachten na te leven, moeten aanbestedende diensten ook voldoen aan de GDPR. Voor overheidsopdrachten geldt dat een plaatsingsprocedure is opgebouwd in verschillende fases, waaronder de prospectie, plaatsing en uitvoering van het contract. Tijdens elk van deze fasen kan er sprake zijn van de verwerking van persoonsgegevens, en krijgt u dus te maken met de GDPR-richtlijnen.
Verwerker
Een verwerker is een (rechts)persoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens verwerkt. De verwerker zal dus enkel de uitvoer verzorgen, waarnaast de verantwoordelijke partijen zullen bepalen waarom en hoe deze verwerking zal plaatsvinden.
Verwerkingsverantwoordelijke of Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke
Een verwerkingsverantwoordelijke stelt (alleen of samen met andere partijen) het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vast. De aanbesteder is vaak de (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke. Opdrachtnemers kunnen zowel een verwerker als een verwerkingsverantwoordelijke zijn, of beiden.
Verwerkingsovereenkomst
Er dient een overeenkomst tussen de aanbesteder en de opdrachtnemer te worden opgesteld waarin de punten uit de GDPR/AVG zijn opgelijst. Deze punten moeten voorzien zijn in het bestek en er zijn ook verschillende clausules mogelijk in het kader van de GDPR/AVG om hierin op te nemen. Ook voor eventuele derde partijen, zoals onderaannemers, die persoonsgegevens zullen verwerken in het kader van de overheidsopdracht moet een verwerkingsovereenkomst worden gesloten.
Zie ook: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – Gegevensbescherming – Regelgeving
De termijn voor het indienen van een offerte hangt af van de procedure en de waarde van de opdracht. Deze termijnen kunnen in spoedgevallen door de aanbestedende overheid worden ingekort.
= Common Procurement Vocabulary = CPV
Deze woordenlijst is een gemeenschappelijke woordenlijst van de Europese Unie. Deze lijst is ontwikkeld met als doel de gegevensinvoer bij in het Publicatieblad gepubliceerde aanbestedingen te vereenvoudigen. Er wordt gebruik gemaakt van één classificatiesysteem voor alle EU-lidstaten en in alle talen van de EU. Dit betekent dat alle mogelijke soorten overheidsopdrachten voor diensten, leveringen en werken hebben een eigen code gekregen. De CPV bestaat uit een basiswoordenlijst en een aanvullende lijst. De aanvullende lijst duidt op aanvullende specificaties die gevraagd worden zoals bijvoorbeeld specificaties met bijvoorbeeld betrekking tot materiaal, vorm, werkwijze of aangewezen gebruik.
Aanbestedende diensten zijn sinds 01/02/2006 verplicht om dit classificatiesysteem toe te passen.
Zij moeten bij het uitschrijven van een overheidsopdracht een CPV-code toekennen aan deze opdracht. Hierbij kan enkel een hoofdcode uit de basislijst, maar ook één of meerdere sub-codes uit de aanvullende lijst toegekend worden. De aanbestedende diensten zijn zelf verantwoordelijk voor het opzoeken van de code die het beste bij hun uitgeschreven opdracht past.
Zie ook: CPV-code – classificatie
De Overeenkomst inzake Overheidsopdrachten (GPA)[1] is tot vandaag het enige wettelijk bindende akkoord van de WHO dat gaat over overheidsopdrachten. De huidige versie werd onderhandeld in 1994 gelijktijdig met de Uruguay-ronde en trad in werking op 1 januari 1996 (hierna de ‘GPA van 1994’).
De leden van de GPA van 1994 zijn: Armenië, Canada, de Europese Unie – voor wat betreft haar 27 lidstaten, Hong Kong – China, IJsland, Israël, Japan, Korea, Liechtenstein, Nederland – voor wat betreft Aruba, Noorwegen, Singapore, Zwitserland, Chinees Taipei en de Verenigde Staten. Het bestuur is in handen van het comité van overheidsopdrachten (hierna ‘het comité’).
De GPA van 1994 omvatte de verbintenis om onderhandelingen aan te vatten over de tekst en het toepassingsgebied van de overeenkomst, te rekenen vanaf zijn invoering in 1994 (artikel XXIV:7, punt b)). Die onderhandelingen gingen van start in 1999.
De onderhandelingen hebben een drieledig doel: i) de GPA van 1994 verbeteren en updaten in het licht van de ICT-evolutie en de gunningsmethodes voor de overheidsopdrachten; ii) het toepassingsgebied van de GPA van 1994 uitbreiden; en iii) de resterende discriminerende maatregelen schrappen.
In de laatste fase van de plaatsingsprocedure zal worden overgegaan op de gunning van de opdracht. Dit houdt in dat de aanbestedende dienst, aan de hand van de inschrijvingsvereisten (ook wel gunningscriteria genoemd), beslist aan wie de opdracht zal worden gegund. Uiteraard kan de aanbesteder ook de beslissing nemen om de opdracht aan geen enkele partij te gunnen en de procedure hiermee stop te zetten.
Zie ook: Gunningsverslag – Selectiecriteria – Technische criteria
Voor het gunnen van een overheidsopdracht aan één of meerdere inschrijvers worden bepaalde criteria gebruikt. Dit gebeurt op basis van één of meer gunningscriteria. Deze gunningscriteria zijn bedoeld om de inhoudelijke waarde van de offertes te beoordelen.
Dit verschilt per type overheidsopdracht. Zo wordt er bij de ene procedure enkel gekeken naar de prijs en kosten in de offerte. Indien de offertes regelmatig zijn, dan wint de ondernemer met het economisch meest voordelige voorstel.
Een andere optie is dat er wordt gekeken naar de verhouding tussen de prijs en de kwaliteit van de offertes. De prijs speelt dan nog steeds een rol, maar is niet doorslaggevend in de beslissing. Verschillende kwaliteitskenmerken, zoals een betere afwerking of het gebruik van duurzamere materialen, kunnen dan ook een doorslag geven. Zo kan de aanbesteder ook milieu- en/of sociale criteria in rekening brengen.
De aanbestedende dienst is verplicht om de gunningscriteria bij de start van de procedure te vermelden in een van de opdrachtdocumenten, zoals het bestek. De opdrachtgever specificeert hier het relatief gewicht dat hij aan elke criteria toekent. Wanneer een weging om objectieve redenen niet mogelijk is, vermeldt de opdrachtgever de criteria in dalende volgorde van belangrijkheid. Bij de scores hoort ook een motivering, waar de overheidsdienst correct mee moet omgaan. Als een inschrijver “zeer goed” scoort en een andere “goed”, mag uit de motivering niet het tegendeel blijken.
Zie ook: Gunning – Gunningsverslag – Selectiecriteria – Technische criteria
Een gunningsverslag is een verslag waar de aanbesteder het volledige onderzoek van de offerte in opneemt. Dat verslag bevat de volgende informatie:
- De lijst van inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria (indien het gaat over een éénstapsprocedure)
- De lijst van offertes die onregelmatig zijn verklaard in verband met feitelijke en juridische motieven
- Uitleg over de manier waarop de overblijvende offertes beoordeeld zullen worden
- De inschrijver of inschrijvers die gekozen wordt/worden
Een gunningsverslag opmaken als ondernemer, is een goede methode om aan te tonen dat het onderzoek van de offertes evenals de motivering van de gunning voldoende is uitgewerkt. Als er geen gunningsverslag is opgemaakt, moet al de bovenvermelde informatie terug te vinden zijn in de gunningsbeslissing zelf.
Zie ook: Gunning – Gunningscriteria
H
De Healthcare Tender Day is het jaarlijkse evenement over overheidsopdrachten in de gezondheidszorg. Het programma richt zich op de belangrijkste actuele kwesties binnen de sector met sessies van meer dan 20 verschillende experts op dit gebied.
Bekijk al onze evenementen op de website: https://ebpevents.be/nl/home
Met een herhalingsopdracht bedoelt men dat de aanbestedende dienst een nieuwe opdracht voor werken of diensten rechtstreeks gunt aan de opdrachtnemer, omdat die werken of diensten bestaan uit het herhalen van soortgelijke werken of diensten. Deze soortgelijke werken of diensten moeten uiteraard voldoen aan bepaalde voorwaarden, maar op deze manier kan een overheidsopdracht tot stand komen zonder voorafgaande bekendmaking. De oorspronkelijke opdrachtnemer behoudt echter het recht om deze opdracht te weigeren.
Met een herhalingsopdracht bedoelt men dat de aanbestedende dienst een nieuwe opdracht voor werken of diensten rechtstreeks gunt aan de opdrachtnemer, omdat die werken of diensten bestaan uit het herhalen van soortgelijke werken of diensten. Deze soortgelijke werken of diensten moeten uiteraard voldoen aan bepaalde voorwaarden, maar op deze manier kan een overheidsopdracht tot stand komen zonder voorafgaande bekendmaking. De oorspronkelijke opdrachtnemer behoudt echter het recht om deze opdracht te weigeren.
= urgentie = onvoorzienbare dwingende spoed
Wanneer een opdracht als hoogdringend aanzien wordt, is het absoluut onmogelijk om de vooropgestelde termijnen voor andere mogelijke procedures na te leven. Deze urgentie vloeit voort uit onvoorzienbare gebeurtenissen. De ingeroepen omstandigheden mogen niet veroorzaakt zijn door de aanbestedende overheid. Dit spoedeisende karakter van de opdracht of vraag moet grondig gemotiveerd worden.
I
IBAU biedt sinds 1957 marktinformatie- en inzichten en projecten in zowel de publieke als commerciële sector aan. Net als EBP en Aanbestedingskalender maken ze deels uit van Infopro Digital.
De ingebrekestelling is een schriftelijk document, waarmee de aanbestedende dienst de opdrachtnemer aanmaant om bepaalde verplichtingen na te komen, waaraan hij niet heeft voldaan. Een ingebrekestelling kan voorafgaan aan ofwel
1. Straffen
2. Vertragingsboetes
3. Ambtshalve maatregelen
Is een Franse international dat marktleider is in het leveren van B2B informatie en diensten. Er zijn meer dan 3.700 mensen werkzaam bij InfoPro Digital. Ze helpen hun klanten met het aanbieden bied multi-mediale producten, diensten en oplossingen. Zoals software, beurzen, databases en dergelijke meer. Ze zijn actief in verschillende sectoren waaronder Softwar en data en lead platforms, de auto-industrie en de bouw-en publieke sector
Innovatieve overheidsopdrachten bieden een win-win situatie voor zowel aanbestedende overheden als private ondernemingen. Voor de overheid betekent het in het bijzonder een verbeterde algehele performance en een versterkte kennis van nieuwe evoluties. Voor ondernemers geldt dat er enerzijds sprake is van een versterkte competiviteit, terwijl er anderzijds meer ruimte is tot samenwerking tussen ondernemingen. Ook geven innovatieve overheidsopdrachten meer inzicht in nieuwe markten en publieke noden.
Het belangrijkst is dat deze opdrachten een innovatieve en duurzame oplossing te dienen te bieden voor een maatschappelijk probleem. Hierbij ligt er een focus op de behoefte definiëring: de aankoop wordt gedaan op basis van functionele vereisten in plaats van technische specificaties. Een groot deel van de projecten is gericht op digitalisering.
Zie ook: Procedures – Innovatiepartnerschap – Overheidsopdracht
Een inschrijver is een marktpartij die zich ingeschreven heeft bij een aanbestedende dienst of opdrachtgever en op die manier meedingt naar het verkrijgen van de opdracht. De inschrijver is hiermee een specialist in de opdracht waar de aanbesteding voor bedoeld is.
Een offerte op een overheidsopdracht uitschrijven.
Indien een overheidsopdracht boven de Europese drempel valt, is het verplicht om een overheidsopdracht bekend te maken. Indien wijzigingen noodzakelijk zijn, is dit nog mogelijk door de publicatie van een corrigendum. Dit formulier maakt het mogelijk om de richtlijnen van de opdrachten te corrigeren door middel van formulier nr. 14 – rectificaties.
Een internationale overheidsopdracht is een opdracht van een internationale instellingen of een internationaal (samenwerkings-)contract dat gesloten wordt tussen één of meerdere opdrachtgevers en één of meerdere opdrachtnemers. Zij volgen hun eigen specifieke voorschriften en regels.
Bij een laattijdige betaling van prestaties inzake een overheidsopdracht (zowel voor werken, leveringen als diensten), worden er intresten aanrekenen.
Deze intresten noemt met verwijlintresten en zijn afhankelijk van de periode wanneer de opdracht gegund werd. Deze periode kan opgedeeld worden in gunningen vanaf 16 maart 2013, opdrachten tussen 8 augustus 2002 en 15 maart 2013 en gunningen voor 8 augustus 2002.
J
De juridische bestseller van het jaar, uitgegeven door EBP, met het laatste nieuws over overheidsopdrachten op Belgisch en Europees niveau, praktische opmerkingen, de meest opvallende uitspraken van het afgelopen jaar en doctrinaire artikelen van de meest vooraanstaande deskundigen op dit gebied.
Zie ook: EBP – Kroniek Overheidsopdrachten
K
Het KB Plaatsing een andere naam voor het “Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren”, dat gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad op 9 mei 2017. Dit is een omzetting van “de richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG.” Alle opdrachten zijn onderworpen aan de nieuwe regelgeving indien ze na 17 April 2017 zijn bekendgemaakt of indien de opdrachten na die datum deelnemers uitnodigen om zich kandidaat te stellen of een offerte in te dienen.
Zie ook: KB openbare aanbestedingen – Procedures
Om een overheidsopdracht voor werken te kunnen uitvoeren, moet elke aannemer, wanneer het bedrag van de werken hoger is dan een bepaalde drempel, een erkenning hebben of het bewijs leveren dat hij aan bepaalde voorwaarden voldoet. De erkenning waarborgt de kwaliteit van de aannemer. Ze toont aan dat hij over de nodige vaardigheden en middelen beschikt om bepaalde werken uit te kunnen voeren. De financiële draagkracht en technische bekwaamheid worden onderzocht door de bevoegde regionale minister, op advies van een commissie.
De werken worden ingedeeld in klassen en categorieën en/of ondercategorieën. De klassen stemmen overeen met de inschrijvingsbedragen. Het zijn er acht. De in een bepaalde klasse erkende aannemer mag dus geen offerte indienen voor overheidsopdrachten met een bedrag dat hoger is dan dat van zijn klasse.
Klasse 1: tot 135.000 euro
Klasse 2: tot 275.000 euro
Klasse 3: tot 500.000 euro
Klasse 4: tot 900.000 euro
Klasse 5: tot 1.810.000 euro
Klasse 6: tot 3.225.000 euro
Klasse 7: tot 5.330.000 euro
Klasse 8: meer dan 5.330.000 euro
De categorieën stemmen overeen met sectoren. Ze worden aangeduid met een letter. Het zijn er zeventien, en de meeste hebben ook ondercategorieën. De in een categorie en ondercategorie erkende aannemer mag dus niet deelnemen aan een overheidsopdracht, die de aanbestedende dienst in een andere categorie en ondercategorie plaatste.
Voor overheidsopdrachten in de ‘klassieke sectoren’ spreekt men van klassieke overheidsopdrachten. Hieronder vallen de klassieke overheidsinstellingen: gemeenten, het gewest, de staat, intercommunules, OCMW, eredienstbesturen, …
Daarnaast heb je ook nog de speciale (water, energie, vervoer en postdiensten) en privé-sectoren (instellingen zoals ziekenhuizen of universiteiten die voor meer dan 50% gesubsidieerd worden door de overheid).
Zie ook: Speciale sectoren – Aanbestedende dienst – Publieke sector
De Kroniek overheidsopdrachten is het meest praktische, complete en actuele naslagwerk voor eenieder die te maken heeft met overheidsopdrachten in de sector van werken, leveringen of diensten. Bestaande uit twee delen, het eerste deel gaat over de plaatsing van een overheidsopdracht, deel 2 betreft de uitvoering. Auteur is Willy Abbeloos. Uitgegeven door Bouwkroniek. (Enkel in het Nederlands beschikbaar).
Zie ook: EBP – Bouwkroniek – Jaarboek Overheidsopdrachten
L
De leidend ambtenaar is de persoon verantwoordelijk voor de overheidsopdracht in naam van de aanbestedende dienst. Hij heeft de leiding over de opdracht en neemt de controle op de uitvoering van de overheidsopdracht op zich.
Bij het plaatsen van een opdracht voor diensten, leveringen of werken bij een onderneming, moet de overheid bepaalde regels en procedures naleven. Dit houdt onder meer in dat alle overheidsopdrachten, op enkele uitzonderingen na en boven een bepaald bedrag, verplicht moeten worden meegedeeld aan het grote publiek. Deze lijst noemt met het Bulletin der Aanbestedingen.
Zie ook: Bulletin der Aanbestedingen
De duur van de overheidsopdracht wordt beperkt in tijd. De looptijd van een raamovereenkomst is beperkt tot maximaal vier jaar. In uitzonderlijke gevallen kan de looptijd van de overheidsopdracht meer dan vier jaar bedragen.
M
De marktverkenning is een belangrijke fase voor overheidsopdrachten. Het doel hiervan is dat er een zo duidelijk mogelijk bestek kan worden opgesteld. Hierdoor is de kans op het ontvangen van conforme offertes door bekwame inschrijvers groter. Wat uiteraard weer resulteert in een zo goed mogelijke plaatsing en uitvoering van de opdracht.
Voor ondernemers geldt dat zij vaak niet weten wat zij kunnen verwachten van een plaatsingsprocedure. Aanbesteders hebben anderzijds vaak een geringe kennis van de markt en de relevante spelers hierbinnen. Marktverkenning is hier een goede oplossing voor.
Een officiële marktverkenning kan enkel kan worden gestart op initiatief van de aanbesteder. Dit betekent echter niet dat de ondernemer zelf geen vragen kan stellen aan de aanbesteder. Doordat de marktverkenning zich in feite afspeelt vóór de plaatsingsprocedure, bevindt dit zich in een open fase waarbij de Wetgeving Overheidsopdrachten nog niet van toepassing is. Uiteraard gelden er wel algemene principes, zoals het gelijkheidsbeginsel, waaraan de partijen zich dienen te houden.
Zie ook: Procedures – Inschrijver – Aanbestedende overheid
Zie procedures
Zie procedures
N
De National Tender Day is het grootste jaarlijkse evenement in België rond overheidsopdrachten voor de publieke sector en private ondernemingen. Met meer dan 20 experts en sessies biedt de NTD een volledig overzicht van de meest recente ontwikkelingen op het gebied van overheidsopdrachten.
Zie ook: Congres voor het Openbaar Ambt / Healthcare Tender Day / Publica Awards
Ga naar https://ebpevents.be/ntd-nl voor meer informatie
Zie procedures
O
Een occassionele gezamelijke overheidsopdracht komt tot stand als twee of meer aanbestedende overheden overeenkomen om bepaalde opdrachten gezamenlijk te plaatsen. Het betreft meestal één overheidsopdracht. Zo’n geïnstitutionaliseerde ‘groepsaankoop’ is aangewezen bij meer specifieke opdrachten die vertrekken van dezelfde gemeenschappelijke behoefte of die nauw verbonden zijn.
Sinds 1 januari 2020 2020 veralgemenen artikel 22 van de Richtlijn 2014/24/UE en artikel 40 van de Richtlijn 2014/25/UE het gebruik van elektronische middelen voor de bekendmaking en het beheer van overheidsopdrachten, behalve voor uitzonderingen die voorzien zijn in de regelgeving.
Ondernemingen die een offerte willen indienen voor een overheidsopdracht moeten:
- inloggen op e-Notification of e-Tendering
- de documenten bij hun offerte uploaden
- het elektronisch indieningsformulier invullen
- het indieningsrapport ondertekenen
Het indieningsrapport mag enkel getekend worden door een mandataris of een gemandateerd persoon. Belangrijk: de aanbestedende dienst zal alle niet correct getekende offertes automatisch schappen.
Zodra de indieningstermijn voor de offertes verstreken is, analyseert de aanbestedende dienst de ontvangen kandidaturen. Die analyse gebeurt in vier stappen:
- Audit van de bekwaamheid om de opdracht uit te voeren
- Analyse van de regelmatigheid van de offertes
- Vergelijking tussen de offertes en de gunningscriteria
- Beslissing over de gunning en bezorgen van de informatie aan de winnende inschrijver
Om de mededinging te verzekeren voor overheidsopdrachten, kunnen de aanbestedende diensten een beroep doen op verschillende soorten gunningsprocedures voor overheidsopdrachten. Ze kunnen twee ervan gebruiken zonder opgave van redenen: de openbare en de niet-openbare procedure.
- De openbare procedure
Bij deze procedure kan elke geïnteresseerde onderneming haar offerte indienen voor een aangekondigde opdracht. Hier gebeurt de selectie van de offertes in 1 fase: de opdracht wordt gegund aan de beste offerte, volgens de definitie die de aanbestedende dienst vrij bepaalt.
- De niet-openbare procedure
Bij deze ‘beperkte’ procedure kunnen enkel de ondernemingen die een uitnodiging ontvangen van de aanbestedende dienst een offerte indienen. Elke onderneming kan zich kandidaat stellen bij de aankondiging van een opdracht, maar alleen de geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen. Deze procedure verloopt in twee stappen (selectie inschrijvers en indienen offertes) met als doel de overheidsopdracht enkel te gunnen aan de ondernemingen die het best uitgerust zijn om hem uit te voeren.
In enkele specifieke gevallen en met opgave van de redenen van hun keuze, kunnen de aanbestedende diensten een beroep doen op:
- de mededingingsprocedure met onderhandeling
- de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
- de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
- de opdrachten met een beperkt bedrag
- de groepsaankopen
Intrekken offerte
Het intrekken van een offerte voor een overheidsopdracht door een inschrijver, moet schriftelijk gebeuren en ondertekend worden, en dat vóór de kennisgeving van de opdracht. Het is evenwel niet mogelijk een offerte in te trekken nadat de indieningstermijn van de offertes verstreken is. De aanbesteding is bindend en de overeenkomst is afgesloten bij de gunning van de overheidsopdracht. Indien het om een bod gaat, heeft de inschrijver geen enkel recht op intrekking.
Offerte per uitnodiging
Naargelang de gekozen procedure door de aanbestedende dienst, kan de procedure in twee stappen verlopen: de selectie van de inschrijvers en het indienen van de offertes. In dit geval verstuurt de openbare opdrachtgever een uitnodiging naar de weerhouden kandidaten om hun offerte via mail in te dienen. Zij kunnen dan hun offerte indienen en inschrijven op de overheidsopdracht via het e-Tenderingplatform.
Spontane offerte
Een marktdeelnemer dient een spontane offerte in, wanneer hij niet werd uitgenodigd door de aanbestedende dienst om in te schrijven.
In de procedures die onderhandelingen toelaten kunnen er verschillende scenario’s plaatsvinden. Zo is er het eerste scenario, waarbij de eerste offertes worden ingediend door de inschrijvers, waarna er een discussie over de inhoud hiervan volgt. Na deze onderhandeling wordt er een BAFO (best and final offer) ingediend, waarna de procedure wordt gesloten.
Een tweede mogelijk scenario is dat er sprake zal zijn van meerdere onderhandelingsrondes. Hierbij kunnen er een of meerdere tussenoffertes (tussen de eerste en finale offerte) worden ingediend waarna er onderhandeld wordt. Het belangrijkste hierbij is dat als er eenmaal om een finale offerte (BAFO) wordt gevraagd, er hierna niet meer onderhandeld kan worden.
Tot slot is er nog het laatst mogelijke scenario, welke de aanbesteder in staat stelt om alsnog over te gaan tot een directe gunning op basis van de eerste offerte. Dit is niet altijd toegelaten, en alleen mogelijk indien er in het bestek duidelijk staat vermeld dat de aanbesteder zich voorbehoudt om na de eerste offertes over te gaan op een directe gunning.
In principe kan er over alles worden onderhandeld. De aanbesteder is er vrij in om te kiezen over welk onderdeel van de offerte wordt gediscussieerd. Denk hierbij aan de prijs, maar ook aan de termijnen en de inhoud van de offertes in het algemeen. Wel is het verboden om te onderhandelen over de definities en de weging van de gunningscriteria. Het is uiteraard niet verboden om te onderhandelen over de inhoud van de offertes in het licht van de weerhouden gunningscriteria. Bijvoorbeeld bij de prijs als gunningscriterium is het wel toegelaten om inschrijvers te vragen de prijs van de offerte te verlagen.
Het onderhandelen over de minimumeisen is in principe ook niet toegelaten. Het lastige hierbij is dat de wet de term minimumeisen niet verder definieert. Er wordt geïmpliceerd dat minimumeisen de eisen zijn die de aanbesteder zelf kwalificeert als minimumeisen in de opdrachtdocumenten. Enkel in procedures zonder voorafgaande bekendmaking zijn onderhandelingen over de minimumeisen toegelaten op voorwaarde dat de geraamde waarde van de opdracht niet in de opdrachtdocumenten uitgesloten wordt.
Het doel van een onderhandeling is altijd om er een verbeterde offerte aan over te houden. In een onderhandelingsprocedure is het dan ook zeer raadzaam om op voorhand een document op te stellen met de richtlijnen van de verwachte inhoud van de verbeterde offertes in het licht van het betrokken criterium. Dit kan zijn over de prijs, maar ook over andere criteria. Dit document dient uiteraard, volgens het gelijkheidsbeginsel, gecommuniceerd te worden aan alle inschrijvers.
Verder is het voor een onderhandeling over de prijs extra rekening te houden met het vertrouwelijkheidsbeginsel. Is het bijvoorbeeld toegelaten om de prijs van de andere offertes aan de inschrijver mede te delen? Een oplossing hiervoor zou kunnen zijn is om een gemiddelde prijs van de offertes te communiceren, in de hoop dat de inschrijver zijn prijs in de volgende offerte zal verlagen.
Zie procedures
Zie procedures
Het contract van een overheidsopdracht wordt steeds afgesloten tussen 2 partijen; een aanbestedende overheidsdienst en aannemer. De aannemer bepaalt zelf of hij de opdracht, zij het in zijn geheel of gedeeltelijk, door één of meerdere onderaannemers laat uitvoeren. Kiest hij ervoor om onderaannemers in te huren, dan is hij verplicht om vóór het begin van de opdracht de na(a)m(en) en de contactgegevens van de onderaannemers aan de aanbestedende overheid mee te delen. Tijdens de werken moet hij ook steeds de lijst updaten.
Zie procedures
Als uw partner op het gebied van overheidsopdrachten biedt EBP een breed aanbod aan opleidingen, opleidingstrajecten en incompany trainings om de kennis en vaardigheden binnen uw organisatie naar een hoger niveau te brengen. Van interactieve workshops tot praktische webinars, altijd gegeven door experten binnen het vakgebied.
Zie ook: Training overheidsopdrachten
= openbaar vervoer aanbestedingen = Overheidsopdrachten inzake openbaar vervoer
Een overheidsopdracht is een project of dienst die door de overheid wordt uitbesteedt aan onderneming. Het is een publiek contract tussen één of meerdere aanbesteders en één of meerdere ondernemers. Voor een overheidsopdracht kunnen meerdere ondernemingen meedingen naar de kans om deze uit te mogen voeren. Doordat overheidsopdrachten worden betaald met belastinggeld, zijn er strikte regels en procedures aan verbonden.
Er zijn drie typen overheidsopdrachten: de levering van goederen, de levering van materiële diensten (zoals onderhoud, schoonmaak of transport) of immateriële diensten (zoals juridisch advies of technische ondersteuning) en werken (zoals bouwkundige of civieltechnische projecten). Voor elk type opdracht gelden er andere procedures en regels.
Zie ook: Aanbesteding – Inschrijver – Aanbestedende overheid
P
De opdrachtgever (de aanbestedende dienst) heeft het recht om een opdracht onder te verdelen in verschillende percelen, die allemaal verschillend zijn.
De percelen zijn onderdelen van een opdracht, die mogelijks afzonderlijk gegund worden met het oog op een gescheiden uitvoering.
Zie ‘Procedures’ voor een uitleg per plaatsingsprocedure
Er zijn verschillende plaatsingsprocedures mogelijk als het gaat om mededinging naar overheidsopdrachten. In de wetgeving zijn een aantal drempelbedragen vastgesteld. De drempels bepalen of er al dan niet een openbare of niet-openbare procedure plaats zal vinden. Drempelbedragen verschillen per type overheidsopdracht. Bij het leveren van goederen of diensten liggen de drempels bijvoorbeeld lager dan bij werken. Als het gaat om een niet-openbare procedure dan is er sprake van een directe raadpleging. De opdracht wordt dan niet openbaar gemaakt, maar de aanbesteder nodig zelf een aantal ondernemers uit om deel te nemen aan de procedure.
Afhankelijk van het soort procedure, bevat deze één of twee fases. Het belangrijkste hierbij is dat er bij procedures welke bestaan uit twee fases (waaronder de niet-openbare procedures en mededingingsprocedures) na de eerste fase al een schifting plaatsvindt tussen de kandidaten en degenen die daadwerkelijk worden uitgenodigd om zich in te schrijven voor deelname aan de overheidsopdracht. Voor plaatsingsprocedure met één fase wordt deze zogenoemde kandidatenselectie overgeslagen.
Voor alle procedures geldt dat er te allen tijde een zevental basisprincipes moeten worden gerespecteerd. Zo moeten alle inschrijvers gelijk behandeld worden, moet er sprake zijn van transparantie mag er geen belangenconflict zijn. Verder is het als inschrijver belangrijk om vooraf te weten welke procedure gebruikt zal worden. Dit om te weten of er al dan niet onderhandelingen zullen plaatsvinden of dat de offerte kan worden geregulariseerd.
Zie ook: Procedures – Gunning – Selectie
De prijsherzieningsformule houdt rekening met prijsschommelingen tussen de offerte en de uitvoering van een overheidsopdracht. Deze herziening heeft alleen betrekken wanneer er prijsschomelingen zijn opgetreden op
- De sociale lasten en/of de uurlonen van het personeel
- Bepaalde belangrijke en relevante elementen zoals de prijzen van grondstoffen, materiaal, wisselkoers. Dit is wel steeds i.f.v. de aard van de opdracht
De voorwaarde is dat er een duidelijke, ondubbelzinnige en nauwkeurige prijsherzieningsclausule (m.a.w. objectiefne controleerbaar) is opgenomenin de opdrachtdocumenten. Verder is dergelijke clausule verplicht voor opdrachten van werken en manuele diensten.
De prijsherzieningsformule ziet er meestal zo uit:
p = P x [ a x (s : S) + b x (i : I) + c ]
met dan aan de Bouwunie voor deze uitleg
waarbij
- p = de herziene of aangepaste aannemingsprijs
- P = de aannemingsprijs op basis van het contract of de overeenkomst
- s = het gemiddeld uurloon van kracht op de startdatum van de in de vordering of termijnbetaling beschouwde maand, verhoogd met een % sociale lasten en verzekeringen (in privé contracten: de startdatum van de werken waarop de betaling/de factuur betrekking heeft)
- S = idem gemiddeld uurloon van kracht 10 dagen vóór de openingsdatum van inschrijvingen (in privé contracten: datum van de ondertekening van het contract)
- i = indexcijfer, op basis van jaarlijks verbruik van de meeste gebruikte materialen en grondstoffen door bouwbedrijf, m.b.t. kalendermaand vóór startdatum van in maandelijkse termijnbetaling beschouwde periode (in privé contracten: maand vóór startdatum werken waarop de betaling/factuur betrekking heeft)
- I = idem indexcijfer m.b.t. kalendermaand vóór openingsdatum van inschrijvingen (in privé contracten: afsluiten overeenkomst)
- Openbare procedure
Een openbare procedure start met de bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen (BDA) en de publicatie op het e-Notification platform. Deze gunningswijze bestaat uit één stap: alle inschrijvers dienen binnen de gestelde termijn een offerte in en worden tegelijkertijd beoordeeld op basis van de selectie-, uitsluitings- en gunningscriteria.
- Niet-openbare procedure
In de niet-openbare procedure worden de selectie van de kandidaat en de evaluatie van de offerte apart van elkaar gedaan. In de selectiefase hanteert de aanbesteder de van tevoren opgestelde selectiecriteria om de meest geschikte inschrijvers te kiezen. Deze worden vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen, waarna de aanbesteder deze inschrijvingen beoordeeld.
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OHZB) geldt dat de opdracht niet van tevoren wordt aangekondigd, maar dat de gunning achteraf wel moet worden gepubliceerd indien het geraamde bedrag boven de Europese drempel valt. Normaliter bestaat deze gunningswijze uit slechts één fase, waarin de aanbesteder mag onderhandelen met de inschrijvers.
- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOHMB) is alleen toegestaan bij opdrachten met een geraamde waarde onder de Europese drempel. Deze gunningswijze beslaat slechts één stap: geïnteresseerde ondernemers dienen meteen een offerte in na de bekendmaking. Onderhandelen is toegestaan, maar niet verplicht.
- Concurrentiegerichte dialoog
Er is een behoefte of een probleem vanuit de aanbestedende dienst en/of de maatschappij, maar het is nog onbekend hoe deze aangepakt moet worden. Wel is er het idee dat het antwoord reeds beschikbaar is op de markt. Tijdens een concurrentiegerichte dialoog gaat de aanbesteder in gesprek met een aantal geselecteerde ondernemers om samen te werken aan de beste oplossing.
- Innovatiepartnerschap
Openbare plaatsingsprocedure die onder de wet overheidsopdrachten valt. In deze procedure kan er een finale aankoop plaatsvinden in één en dezelfde procedure. Ook is het mogelijk dat het product door één enkel bedrijf kan worden ontwikkeld, zonder dat er sprake is van competitieve ontwikkeling.
- Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)
Een mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) mag altijd worden toegepast indien de opdracht onder de drempelbedragen valt. Deze procedure verloopt in twee fasen: de selectiefase (publicatie en selectiebeslissing) en de evaluatiefase (beoordeling offertes en start onderhandelingen). Voor de eerste fase geldt dat er minimaal drie, maar idealiter vijf, inschrijvers geselecteerd dienen te worden. Enkel de geselecteerden zullen het bestek ontvangen. In fase twee worden vervolgens de eerste offertes beoordeeld, waarbij er een regelmatigheids- en prijsonderzoek wordt gedaan.
Hierna gaat men over tot onderhandeling, welke kan gebeuren in één of meerdere rondes. Dit is afhankelijk van de aanbesteder en wat er in het bestek staat vermeld. Staat er in het bestek vermeld hoeveel rondes er zullen zijn? Dan dient de aanbesteder zich hieraan te houden. Zodra er om een finale offerte (BAFO) wordt gevraagd, mag er niet meer onderhandeld worden. Ook kan de aanbesteder zich voorbehouden om na de eerste offertes over te gaan op een directe gunning, mits dit vermeldt staat in het bestek uiteraard. Het advies is dan ook om dit altijd op te nemen in het bestek, om de procedure zo flexibel mogelijk te maken.
Indien er geen sprake is van een directe gunning, zijn er nog twee andere opties om de onderhandelingen in te gaan. Het is mogelijk om met alle inschrijvers om de tafel te gaan. Of er kan gebruikt worden van gefaseerde eliminatie. Dit is een techniek waar je ervoor kiest om met meerdere inschrijvers de onderhandelingen aan te vatten (maximaal drie) en eventuele andere inschrijvers tijdelijk in de ‘wachtkamer’ plaatst. De inschrijvers in de wachtkamer worden op de hoogte gebracht van de situatie. De beslissing om ze hier te plaatsen hoeft nog niet uitgebreid gemotiveerd te worden en kan nog niet aangevecht worden, daar dit een voorlopige beslissing betreft. Het voordeel van gefaseerde eliminatie is dat je de groep verkleint en de focus meer legt op de offertes die bij eerste aanblik het meest voldoen aan de gestelde eisen.
Vervolgens kan er, indien gewenst, een uitnodiging worden gestuurd om een tussentijdse (tweede) offerte in te dienen en een volgend onderhandelingsgesprek aan te gaan. Hier wordt een verslag van gemaakt. Het advies is om tot het einde met minimaal drie offertes (indien mogelijk) de onderhandelingen te voeren.
Zodra er sprake is van een definitieve offerte, is deze niet meer onderhandelbaar. Voor deze finale offerte geldt dat dezelfde procedure moet worden gevolgd als normaal. Er dient een regelmatigheids- en prijsonderzoek plaats te vinden en er wordt een gunningsverslag opgemaakt. Mochten er problemen zijn met de BAFO (best and final offer), dan zit je gebonden aan de regels van een klassieke procedure en kunnen deze niet meer gewijzigd worden. Een tip hiervoor is om de geselecteerde opdrachtnemer te vragen om de laatst gegeven offerte in te dienen als officiële BAFO, zodat dit kan worden vermeden.
Zie ook: Plaatsingsprocedures – Gunning – Selectie
De Publica Awards is een jaarlijks evenement waar de beste publieke projecten worden beloond. De prijsuitreiking en gala-avond biedt de mogelijkheid aan publieke actoren en hun partners om unieke en inspirerende overheidsprojecten in de schijnwerpers te plaatsen. Daarnaast vormen de Publica Awards het platform voor de ontwikkeling van toekomstige projecten en ideeën voor en door lokale overheden. Dit evenement wordt jaarlijks georganiseerd door EBP.
Zie ook: EBP – National Tender Day – Healthcare Tender Day
Een overheidsopdracht is een contract dat wordt afgesloten tussen een of meerdere private of openbare marktdeelnemers en een openbare dienst om te beantwoorden aan een specifieke behoefte van deze laatste.
Er bestaan drie soorten van overheidsopdrachten:
1. Overheidsopdrachten voor werken
2. Overheidsopdrachten voor diensten
3. Overheidsopdrachten voor leveringen
Sommige overheidsopdrachten worden niet bekendgemaakt. De bekendmaking van een overheidsopdracht hangt af van zijn grootte. Er bestaan drempels voor een verplichte bekendmaking:
– Werken
o Europees drempelbedrag: € 5.186.000,00 excl btw
o Belgisch drempelbedrag: € 85.000,00 excl btw
– Leveringen
o Europees drempelbedrag: € 207.000,00 excl btw
o Belgisch drempelbedrag: € 85.000,00 excl btw
– Diensten
o Europees drempelbedrag: € 207.000,00 excl btw
o Belgisch drempelbedrag: €85.000,00 excl btw
Er bestaan verschillende soorten procedures om de mededinging te verzekeren bij overheidsopdrachten:
• De openbare procedure
• De niet-openbare procedure
• De mededingingsprocedure met onderhandeling
• De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
• De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
• Opdrachten met een beperkte waarde
• Groepsaankopen
Over het algemeen bestaan een aanbesteding uit 6 fases:
1. Bepalen van de behoefte van de openbare dienst
2. Bekendmaking van de aanbesteding
3. Indien offertes
4. Analyse offertes
5. Motivatie, informatie en kennisgeving
6. Uitvoering opdracht
e-Auction
e-Auction is een module om omgekeerde veilingen te organiseren. Zo krijgen de kandidaten de kans om hun prijzen te herzien en de waarde van de kwantificeerbare onderdelen van hun offerte aan te passen. Kortom, ze kunnen hun prijzen scherper stellen ten opzichte van hun concurrenten.
e-Auction is beschikbaar in 4 talen (Nederlands, Frans, Engels en Duits).
e-Awarding
Een openbare aankoper gebruikt e-Awarding om de backoffice van zijn overheidsopdrachten te beheren. Deze applicatie maakt diverse zaken mogelijk: het beheren van elektronische goedkeuringsflows, het genereren van templates en documenten per dossier, het documentbeheer en de evaluatie en gunning van opdrachten.
e-Catalogue
e-Catalogue is de applicatie waarmee openbare aankopers enerzijds dossiers en catalogi kunnen beheren en anderzijds producten uit deze catalogi kunnen bestellen en beheren.
e-Catalogue is beschikbaar in 4 talen (Nederlands, Frans, Engels en Duits).
e-facturatie
e-facturatie is het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen. Het is een geoptimaliseerd intern proces dat standaardisering en vooral tijdwinst oplevert. Een elektronische factuur voor overheidsopdrachten moet volgens de Europese richtlijnen verstuurd worden via een ‘PEPPOL’-netwerk, zodat de facturen volledig automatisch verwerkt worden.
e-Notification
Via e-Notification kunnen de diensten overheidsopdrachten publiceren en hun lastenboeken online beschikbaar maken.
e-Procurement
e-Procurement is de elektronische verweking van de processen en transacties in verband met de gunning van overheidsopdrachten. Het leidt tot meer effectieve en efficiënte gunnningsprocedures voor opdrachten, administratieve vereenvoudiging en meer transparantie bij de overheidsopdrachten.
Sinds 1 januari 2020 moeten alle aanbestedingen voor overheidsopdrachten bekendgemaakt worden via het online e-Procurementplatform. Dit is een volstrekt gratis federaal platform voor koper en ondernemer. Dankzij dit platform kunnen alle nodige documenten voor deelname aan een aanbesteding langs elektronische weg verstuurd worden naar de aanbestedende dienst. Het indienen van de kandidatuur moet vervolgens elektronisch ondertekend worden. Dan kan met behulp van een elektronische identiteitskaartlezer.
e-Tendering
e-Tendering is een applicatie waarmee kandidaten hun offerte elektronisch kunnen indienen en een bevestiging van de goede ontvangst krijgen.
De publieke sector is een verzamelnaam voor alle overheidsinstanties en semi-overheidsorganisaties. Denk hierbij aan de federale politie, gemeentebesturen en onderwijs- of zorginstellingen. Wat zij met elkaar gemeen hebben is dat zij allen een wettelijke taak en een maatschappelijk doel hebben.
Zie ook: Aanbesteder
R
Het komt regelmatig voor dat een aanbestedende dienst verschillende overheidsopdrachten wilt plaatsen met dezelfde of vergelijkbare voorwaarden. In dit geval kan er een raamovereenkomst worden afgesloten met één of meer opdrachtnemers, om zo gedurende een bepaalde periode de voorwaarden voor te plaatsen overheidsopdrachten vast te leggen. Op deze manier kunnen individuele opdrachten worden geplaatst met toepassing van de voorwaarden die zijn vastgelegd in het raamcontract.
Wilt u meer leren over raamovereenkomsten bij overheidsopdrachten? Volg onze opleiding: https://www.ebpacademy.be/nl/opleidingen/raamovereenkomst-overheidsopdrachten/
Referenties zijn gegevens in verband met geleverde prestaties (werken en diensten), kortom alle elementen van de historiek van de kandidaat die aantonen dat hij een zekere ervaring heeft. Die moeten relevant zijn en indien ze te goeder trouw en bewezen zijn, vormen ze een kwaliteitswaarbord waaraan de aankopers belang kunnen hechten.
Na de controle van de selectie wordt nagekeken of de offertes regelmatig zijn. Staan er substantiële of niet-substantiële onregelmatigheden in? Voldoet offerte aan de wettelijke vereisten? Is de offerte conform de regels en technische eisen die zijn opgenomen in het bestek? Eventuele materiële fouten of rekenfouten kunnen direct door de aanbesteder worden verbetert. Indien de aanbesteder beslist om iets in de offerte van een van de inschrijvers te regulariseren, dan moet dit op basis van het gelijkheidsbeginsel ook plaatsvinden voor de andere offertes.
Uiteraard worden de gegeven prijzen in de offerte geverifieerd. Liggen de prijzen binnen de marge van de redelijkheid? Zijn deze niet te hoog of juist te laag? Mocht het nodig zijn, dan kan er nog een aanvullend prijsonderzoek worden gedaan. Hierbij dient de ondernemer verantwoording af te leggen voor de schijnbaar abnormaal hoge of lage prijzen.
Zie ook: Offerte – Bestek – Aanbesteder – Gelijkheidsbeginsel
S
Het selectiecriterium of de selectiecriteria kan betreffen:
– De geschiktheid om aan de overheidsopdracht mee te doen
– De economische en financiële draagkracht
– De technische en beroepsbekwaamheid
De opdrachtgever mag alleen deze criteria opleggen als voorwaarde voor deelname, aan de kandidaten en inschrijvers. De enige bedoeling is om de garantiete bekomen dat een kandidaat of inschrijver geschikt is om de beroepsactiviteit uit te oefenen, over de nodige economische en financiële middelen beschikt en de gepaste technische en beroepsbekwaamheden heeft om de opdracht uit te voeren
Zie ook: Procedures – Gunning – Plaatsing
Nadat besloten is aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund, is er in de meeste gevallen sprake van een kennisgeving (dit geldt niet voor opdrachten onder de drempel van 30.000 euro) en een gemotiveerde beslissing. De sluiting van de opdracht geschiedt vervolgens op basis van het niveau van de gunningswijze. Hierna is de procedure vervolledigt en kan worden overgegaan op de uitvoeringsfase.
Zie ook: Overheidsopdracht – Gunning – Selectie – Plaatsing
In België worden de overheidsopdrachten ingedeeld op basis van de procedure en spreken we van de volgende soorten overheidsopdrachten:
- Procedures die geen onderhandeling toelaten en altijd gebruikt mogen worden:
- openbare procedure
- niet-openbare procedure
Procedures die wel onderhandeling toelaten, zijn:
- onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging
- mededingingsprocedure met onderhandeling (klassiek sectoren) of onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging (speciale sectoren)
Procedures die gebruikt worden in situaties waar het opstellen van sluitende technische specificaties moeilijk of onmogelijk is, zijn:
- concurrentiegerichte dialoog
- innovatiepartnerschap
In Nederlands bestaan de volgende soorten aanbestedingen:
- openbare aanbesteding
- niet-openbare aanbesteding
- concurrentie gerichte dialoog (CGD)
- onderhandelingsprocedure met bekendmaking
- onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
- onderhandse aanbesteding
- enkelvoudige uitnodiging
Naast de klassieke sectoren bestaan er binnen de overheidsorganisaties ook de speciale sectoren. Denk hierbij aan de water- en energieleveranciers, vervoersbedrijven en postdiensten. Dit zijn allemaal bedrijven die gebruik maken van een fysiek of virtueel netwerk en bepaalde geografische gebieden binnen België bedienen.
Zie ook: Klassieke sectoren – Aanbestedende dienst – Publieke sector
T
Voor elke opdracht voor werken, levering of diensten dienen de technische voorschriften worden uitgeschreven die de vereiste kenmerken van een product, levering of dienst zo objectief mogelijk omschrijven. Inzake een levering of dienst dient de omschrijving zo nauwkeurig mogelijk te beantwoorden aan het gebruik waarvoor het door de overheid is bestemd.
De technische specificiteit van een opdracht wordt opgesteld door een erkende procedure en wordt steeds gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Het letterwoord TED staat voor ‘Tenders Electronic Daily’. Deze portaalsite biedt een overzicht van alle Europese overheidsaanbestedingen van het Supplement op het Publicatieblad van de EU. Het online gegevensbestand is gratis beschikbaar in heel Europa en in de 24 officiële talen van de Europese Unie.
Zie Opleiding aanbestedingen
U
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een elektronische verklaring op eer, waarbij de ondernemer verklaart beroepsbekwaam te zijn en in gezonde financiële toestand te verkeren.. Door gebruik te maken van dit document wordt het voor inschrijvers en kandidaten een stuk eenvoudiger om deel te nemen, want het is pas wanneer de overheid beslist om de opdracht aan iemand te gunnen dat de effectieve bewijsstukken moeten worden ingediend. Het UEA dient dus enkel als een voorlopig bewijs dat aan de vereiste voorwaarden wordt voldaan.
Het UEA is alleen verplicht voor overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempels voor de Europese bekendmaking. Echter zijn enkele uitzonderingen voorzien wanneer gebruik wordt gemaakt van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (zie artikel 38, §1, eerste lid, van het KB plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017) of van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging (zie artikel 46, §3, van het KB plaatsing overheidsopdrachten in de speciale sectoren van 18 juni 2017). Sinds 18 april 2018 mag het UEA enkel nog in elektronische vorm worden verstrekt.
Zie ook: Plaatsing – KB plaatsing – Overheidsopdracht
De uitvoering van een overheidsopdracht begint wanneer de opdracht is geplaatst. Vanaf dat moment is de opdrachtnemer contractueel verbonden met de aanbestedende overheid. De volledige reglementering van deze uitvoering is gepubliceerd in het KB uitvoering van 14 januari 2013.
Bij de uitvoering van overheidsopdrachten kunnen er allerhande problemen ontstaan. Voorbeelden hiervan zijn geschillen met betrekking tot betalingen, gemaakte fouten, afwerking, onvoorziene omstandigheid, e.d.m. Alle geschillen aangaande de uitvoering van een overheidsopdracht, worden gestreden in een bevoegde rechtbank.
V
Vecteur Plus is een Frans bedrijf dat werd opgericht in 1995 en zo gelijk pioneer werd in marktinformatie- en studies voor de B2B sector. Als marktleider helpen ze bedrijven nieuwe kansen, omzet en martkaandeel te bemachtigen a.d.h.v. kwaliteitsgegevens en ondersteuning. Ze maken ook onderdeel uit van de Infopro Digital Group. En net zoals EBP en Aanbestedingskalender fungeren ze zich op de publieke markt van overheidsopdrachten.
Zie procedures
Artikel 46 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 dat de algemene regels voor de uitvoering van overheidsopdrachten (hierna ‘AR UOO’) vastlegt, handelt over de vertragingsboetes en verduidelijkt wanneer die verschuldigd zijn, zonder ingebrekestelling, door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn, zonder opstelling van een proces-verbaal en van rechtswege toegepast voor het totale aantal dagen vertraging.
Artikel 86 van de AR UOO bevat voor wat de aanbesteding van werken betreft, de formule die wordt toegepast om het bedrag van de vertragingsboete te berekenen. Die formule is als volgt:
“R = 0,45 x ((M x n2) / N2)
waarin:
R= het bedrag van de toe te passen boete;
M= het oorspronkelijke opdrachtbedrag;
N= het aantal werkdagen vastgesteld voor de uitvoering bij de aanvang van de opdracht;
n= het aantal dagen vertraging.
Indien de factor M evenwel niet meer bedraagt dan vijfenzeventig duizend euro terwijl N niet groter is dan honderd en vijftig dagen, wordt de noemer N2 door 150 x N vervangen”.
De derde paragraaf van artikel 86 stelt dat wanneer de uitvoeringstermijn niet in werkdagen is uitgedrukt, het getal N in de formule conventioneel verkregen wordt door het aantal dagen van de uitvoeringstermijn te vermenigvuldigen met 0,7. In het verkregen product wordt naar beneden afgerond.
Het is dus duidelijk dat voor de ‘factor N’ de uitvoeringstermijn in werkdagen is uitgedrukt en men een omrekenformule voorziet voor de kalenderdagen.
Anderzijds stellen we vast dat de bepaling voor ‘factor n’ enkel spreekt over dagen vertraging, en niet over ‘werkdagen’, en geen omrekening voorziet in tegenstelling tot ‘factor N’.
Welk soort dagen moet men dan in rekening brengen voor wat de dagen van vertraging betreft? Artikel 4 van de AR UOO stelt dat: “Overeenkomstig artikel 167 van de wet en artikel 44 van de wet defensie en veiligheid zijn de in dit besluit vermelde termijnen in dagen te begrijpen als termijnen in kalenderdagen, behoudens wanneer een termijn uitdrukkelijk in werkdagen is bepaald.” Het gaat dus over kalenderdagen, wanneer er geen andere verduidelijking is [1].
Het lijkt ook logisch om een vertraging in kalenderdagen uit te drukken, aangezien het om het aantal dagen gaat waarop de aanbestedende dienst niet over de werken beschikt sinds de vooropgestelde afwerkingsdatum, los van het feit dat de uitvoeringstermijn niet in werkdagen kon worden uitgedrukt.
Weet ook dat het gaat om de formule ‘bij verstek’, artikel 86 van de AR UOO stelt dat wanneer de uitvoeringstermijn een gunningscriterium van de opdracht uitmaakte, de documenten van de opdracht de berekeningswijze van de vertragingsboete inhoudt. In dit geval kan de aanbestedende dienst opteren voor een andere berekeningswijze van de vertragingsboete. Enkel bij gebrek aan verduidelijking in de documenten van de opdracht, is de voorziene formule in artikel 86 van toepassing.
Ten slotte vermelden we dat conform artikel 46/1 van de AR UOO, de btw niet in rekening wordt gebracht bij de berekeningsbasis voor de vertragingsboete.
Wanneer de aanbestedende dienst laattijdig is met de betalingen van bepaalde prestaties, in het kader van overheidsopdrachten, zijn er interesten verschuldigd. Dit zijn de verwijlinteresten.Deze interesten mogen niet hoger zijn dan 10% bovenop de laatst toegepaste debetrentevoet.
Een voorbeeld:
Stel dat de clausule in werking treed want de uiterlijke betaaldatum van de factuur is 60 dagen geleden vervallen. En het bedrag van de opstaande factuur bedraagt 5.000 euro (incl. BTW). Dan zullen de verwijlinteresten
365/60 dagen = 6.083
5000 € / 6.083 = 821,96
821,96 * 10% =82,96 € interesten*
*+ schadevergoeding
Voorbehouden overheidsopdrachten worden door de aanbesteder voorbehouden aan een aantal ondernemingen door een ander deel uit te sluiten. Het belangrijkste om hierbij te weten is dat een dergelijke opdracht gericht is op de maximale tewerkstelling van een bepaalde doelgroep. Het gaat hier enerzijds om mensen met een beperking die geen beroepsactiviteit kunnen uitoefenen in normale omstandigheden. Anderzijds betreft het kansarmen die moeilijk te plaatsen zijn in de arbeidsmarkt. Denk hierbij mensen die wegens leeftijd moeilijk te plaatsen zijn of leden van achtergestelde minderheden of maatschappelijk gemarginaliseerde groepen.
Voor deelname aan een voorbehouden overheidsopdracht geldt dat minstens 30% van de werknemers van een inschrijvende onderneming binnen deze doelgroep vallen. Dit betekent dat enkel zogenoemde sociale ondernemingen in aanmerking komen voor deze voorbehouden overheidsopdrachten. De aanbesteder moet altijd nagaan of de inschrijvers zich voldoen aan de voorwaarden.
Reguliere ondernemers vinden dat er bij voorbehouden overheidsopdrachten sprake is van een schending van het gelijkheidsbeginsel, doordat zij uitgesloten worden van deelname. Ook vinden zij het vaak niet eerlijk dat sociale ondernemingen wel mogen meedingen naar reguliere overheidsopdrachten. Toch gaat de wet- en regelgeving omtrent voorbehouden overheidsopdrachten niet in tegen het gelijkheidsbeginsel.
Voor voorbehouden opdrachten is het belangrijk dat de aanbesteder zich de vraag stelt of de specifieke opdracht wel beschikbaar is en uitgevoerd kan worden binnen de sociale economie. Sociale ondernemingen zijn vaak kleiner dan reguliere bedrijven en over het algemeen ook minder flexibel. Kunnen zij de omvang van de opdracht aan? Hoeveel tijd is er nodig voor hen om een offerte in te dienen? Organiseer desnoods eerst een marktverkenning, om zo meer informatie te krijgen over de sociale ondernemingen die geschikt zijn voor de uitvoer van de opdracht en hoe deze te werk gaan.
Een plaatsingsprocedure bij voorbehouden opdrachten is hetzelfde als voor andere overheidsopdrachten. Indien de opdracht onder de EU-drempel valt is een mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) mogelijk.
Zie ook: Procedures – Overheidsopdracht – Plaatsing
W- Wetten en artikels overheidsopdrachten
Dit artikel heeft betrekking op het voorkomen, onderkennen en oplossen van belangenconflicten. De aanbesteder treft de nodige maatregelen om tijdens de plaatsing en de uitvoering belan- genconflicten doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen, teneinde vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren.
Het begrip belangenconflict beoogt ten minste iedere situatie waarin een bij de plaatsing of de uitvoering betrokken ambtenaar die bij de plaatsing of de uitvoering zijn onpartijdigheid en onafhankelijkheid in het gedrang te brengen.
Ondernemers die gerechtigd zijn de betrokken dienst te leveren, mogen niet worden afgewezen louter op grond van het feit dat zij een natuurlijke persoon dan wel een rechtspersoon moeten zijn.
Combinaties van ondernemers mogen deelnemen aan overheidsopdrachten. Een aanbeste der kan niet eisen dat zij voor het indienen van een aanvraag tot deelname of een offerte een bepaalde rechtsvorm aannemen.
Aanbesteders kunnen in de opdrachtdocumen verduidelijken op welke wijze combinaties van ondernemingen aan de vereisten moeten voldoen op het gebied van economische en financiële draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid, evenals aan de criteria en voorschriften op het gebied van kwalificatie en kwalitatieve selectie als bedoeld in Titel 3, Hoofdstuk 4, Afdeling 3, Onderafdeling 2, mits deze gerechtvaardigd zijn op basis van objectieve gronden en proportioneel zijn. De Koning kan de voorwaarden voor de toepassing van die vereisten bepalen.
De communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbesteder en de ondernemers, met inbegrip van de in paragraaf 7 bedoelde elektronische indiening en ontvangst van de offertes, dient in alle fasen van de plaatsingsprocedure plaats te vinden met behulp van elektronische communicatiemiddelen, tenzij in de in paragrafen 2 tot 4 bedoelde gevallen.
Voor de communicatie langs elektronische weg, moeten instrumenten en de technische kenmerken daarvan niet-discriminerend en algemeen beschikbaar zijn om de toegang van ondernemers tot de plaatsingsprocedure niet te beperken.
In een openbare procedure kan elke belang stellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte in dienen. De termijn voor ontvangst van de offertes be draagt tenminste vijfendertig dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht. De offerte moet vergezeld gaan van de door de aanbestedende overheid gevraagde informatie voor de selectie.
Indien de aanbestedende overheid een vooraankondiging heeft bekendgemaakt, kan de in paragraaf 1, tweede lid, bepaalde minimumtermijn voor ontvangst van de offertes tot vijftien dagen worden verkort, mits aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:
- De vooraankondiging bevatte alle door de Koning bepaalde informatie
- De vooraankondiging was tenminste vijfendertig dagen en ten hoogste twaalf maanden vóór de verzenddatum van de aan kondiging van een opdracht ter bekendmaking verzonden.
- De aanbestedende overheid kan, wanneer het in een urgente situatie niet haalbaar blijkt de bepaalde termijnen in acht te nemen, een termijn vaststellen die niet minder bedraagt dan vijftien dagen na de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht.
- De aanbestedende overheid kan bepaalde termijn voor ontvangst van offertes met vijf dagen verkorten indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend.
- De Koning kan de nadere bijkomende procedurele regels bepalen die van toepassing zijn op de openbare procedure.
In een niet-openbare procedure kan elke ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een aanvraag tot deelneming indienen. De termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming bedraagt ten minste dertig dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht.
Alleen de ondernemers die na beoordeling van de verstrekte informatie door de aanbestedende overheid daartoe worden verzocht, kunnen een offerte indienen. De aanbestedende overheid kan overeenkomstig artikel 79 het aan tal kandidaten die worden uitgenodigd, beperken. De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt ten minste dertig dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot indiening van een offerte.
Indien de aanbestedende overheid een vooraankondiging heeft bekendgemaakt kan de bepaalde minimumtermijn voor ontvangst van de offertes tot tien dagen worden verkort, mits aan elk van de volgende voorwaarden is voldaan:
- De vooraankondiging bevatte alle door de Koning bepaalde informatie, voor zover zij beschikbaar was op het tijdstip dat de voor aankondiging werd bekendgemaakt;
- De vooraankondiging was tenminste vijfendertig dagen en ten hoogste twaalf maanden vóór de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht ter bekendmaking verzonden.
Blijkt het, in het geval van een urgente situatie, niet haalbaar de bepaalde termijnen in acht te nemen, dan kan de aanbestedende overheid:
- Een termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming van ten minste vijftien dagen bepalen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht
- Een termijn voor ontvangst van de offertes van ten minste tien dagen bepalen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot indiening van een offerte.
De aanbestedende overheid kan de termijn voor ontvangst van de offertes met vijf dagen verkorten indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend.
De Koning kan de nadere bijkomende procedurele regels bepalen die van toepassing zijn op de niet-openbare procedure.
Overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in de volgende gevallen:
- Voor de leveringen en diensten waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan de betreffende drempel voor de Europese bekendmaking
- Voor de werken waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan 750.000 euro.
In een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte indienen. De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt ten minste tweeëntwintig dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht. Artikel 37, 55 3 tot 5, is van toepassing. De offerte moet vergezeld gaan van de door de aanbestedende overheid gevraagde informatie voor de selectie.
De aanbestedende overheid kan met de inschrijvers over de initiële offertes en over alle volgende offertes die door hen werden ingediend onderhandelen, met uitzondering van de definitieve offertes, met het oog op de verbetering van hun inhoud.
Over de minimumeisen en de gunningscriteria wordt niet onderhandeld.
Tijdens de onderhandelingen verzekert de aanbestedende overheid de gelijke behandeling van alle inschrijvers. Daartoe verstrekt zij geen discriminerende informatie die bepaalde inschrijvers kan bevoordelen ten opzichte van andere. Zij brengt alle inschrijvers wier offerte niet is afgewezen op de hoogte van eventuele andere wijzigingen in de technische specificaties of andere opdracht documenten dan die waarbij de minimumeisen worden vastgesteld. Na deze wijzigingen biedt de aanbestedende overheid de inschrijvers voldoende tijd om hun offertes, indien nodig, aan te passen en opnieuw in te dienen.
De aanbestedende overheid zal de vetrouwelijke informatie die de deelnemende kandidaat heeft verstrekt, niet zonder diens schriftelijke toestemming aan de andere deelnemers bekendmaken.
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan in opeenvolgende fasen verlopen, zodat het aantal offertes waarover moet worden onderhandeld wordt beperkt door toepassing van de gunningscriteria uit de aankondiging van een op dracht of een ander opdrachtdocument.
Indien de aanbestedende overheid voornemens is de onderhandelingen af te sluiten, stelt zij de resterende inschrijvers daarvan in kennis en stelt zij een gemeenschappelijke termijn vast voor de indiening van nieuwe of aangepaste offertes. De aanbestedende overheid controleert of de definitieve offertes voldoen aan de minimumeisen en overeenstemmen met artikel 66, § 1, beoordeelt de definitieve offertes aan de hand van de gunningscriteria en gunt de op dracht krachtens de artikelen 79 tot 84.
Indien de aanbestedende overheid beslist om niet te onderhandelen, geldt de initiële offerte als definitieve offerte.
De Koning kan de nadere bijkomende procedurele regels bepalen die van toepassing zijn op de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Overheidsopdrachten mogen enkel in de volgende gevallen worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking:
- In geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer:
- De goed te keuren uitgave zonder belasting over de toegevoegde waarde, is lager dan de bedragen bepaald door de Koning:
- Geen of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte werd ingediend bij een openbare of niet-openbare procedure. (Een aanvraag tot deelneming wordt niet geschikt geacht wanneer de betrokken ondememer moet of kan worden uitgesloten, of niet aan bepaalde selectiecriteria voldoet. Een offerte wordt ongeschikt bevonden als zij niet relevant is voor de opdracht, omdat zij niet voorziet de omschreven behoeften en eisen van de aanbestedende overheid niet voorziet.)
- De werken, leveringen of diensten alleen door één bepaalde ondernemer kunnen worden verricht, om een van de volgende redenen:
- De opdracht heeft als doel het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke artistieke prestatie;
- Mededinging ontbreekt om technische redenen
- Uitsluitende rechten moeten worden beschermd, met inbegrip van de intellectuele eigendomsrechten.
De in de punten ii) en iii) genoemde uitzonderingen gelden alleen als er geen redelijk alternatief bestaat en het ontbreken van mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voor waarden van de opdracht
- In geval van een overheidsopdracht voor werken of diensten wanneer het gaat om nieuwe werken of diensten bestaande uit een herhaling van soortgelijke opdrachten. Het betreft de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht, gegund door dezelfde aanbestedende overheid. Zulke gunning mag op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject en dit project het voorwerp uitmaakte van een oorspronkelijke opdracht. Het basisproject dient de omvang en de voorwaarden waaronder de werken of diensten zullen worden gegund, te vermelden. De mogelijkheid om deze procedure aan te wenden dient bij de eerste opdracht vermeld te worden. Het geraamde totaalbedrag voor de daaropvolgende werken of diensten moet reeds vanaf dit ogenblik in aan merking genomen worden. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht.
- Wanneer het gaat om de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden, bijvoorbeeld bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet, bij curatoren of bij vereffenaars van een faillissement.
- In geval van een overheidsopdracht voor leveringen wanneer:
- Het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd. Deze bepaling geldt niet voor de productie in grote hoe veelheden met het oog op commerciële haalbaarheid of om de kosten van onderzoek en ontwikkeling terug te verdienen
- Aanvullende leveringen moeten worden verricht door de oorspronkelijke leverancier, die ofwel bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties. De looptijd van deze opdrachten en nabestellingen mag in de regel niet langer zijn dan drie jaar
- Het gaat om op een grondstoffenmarkt aangekochte leveringen;
De aanbestedende overheid kan met de in schrijvers over de initiéle offertes en over alle volgende offertes die door hen werden ingediend onderhandelen met het oog op de verbetering van de inhoud ervan.
Over de gunningscriteria wordt niet onderhandeld. Voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger ligt dan de drempels voor de Europese bekendmaking, mag evenmin onderhandeld worden over de minimumeisen.
Voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag deze drempels niet bereikt, kan onderhandeld worden over de minimumeisen, voor zover dit niet uitgesloten werd in de opdrachtdocumenten.
Artikel 69 met betrekking tot de facultatieve uitsluitingsgronden en artikel 71 betreffende de selectiecriteria zijn niet van toepassing op onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor opdrachten waarvan het geraamde bedrag onder de Europese drempels ligt, tenzij een andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten.
Artikel 81 betreffende de gunningscriteria is hier ook niet van toepassing, wanneer gebruik wordt gemaakt van de onder handelingsprocedure zonder voorafgaande be kendmaking in de onderstaande gevallen:
- De diverse gevallen waarin slechts één ondernemer kan worden geraadpleegd zoals bedoeld in de paragraaf 1, 1″, d), 2″, of 4, b), ongeacht het geraamde bedrag.
- In het geval van dwingende spoed zoals be doeld in de paragraaf 1, 1, b), voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan de betreffende drempel voor de Europese bekendmaking.
- Wanneer het gaat om op een grondstoffen markt genoteerde en aangekochte leveringen als bedoeld in de paragraaf 1, 4, c), voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan de betreffende drempel voor de Europese bekendmaking.
- Wanneer het gaat om de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden in de onder de in paragraaf 1, 3, bedoelde gevallen, voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag lager ligt dan de drempels voor de Europese bekendmaking.
De Koning kan de nadere bijkomende procedurele regels inzake deze procedure bepalen.
Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten. Opdrachten die gebaseerd zijn op een raamo vereenkomst kunnen alleen worden geplaatst tussen enerzijds een aanbestedende overheid en anderzijds een of meerdere ondernemers die partij zijn bij de gesloten raamovereenkomst.
Indien de raamovereenkomst met één enkele ondernemer is gesloten in de vastgelegde voorwaarden, mag dit nadien niet veranderd worden in de gunning van één van de opdrachten.
De duur van een raamovereenkomst, alsook van de opdrachten die erop gebaseerd zijn, is beperkt tot vier jaar, behoudens in uitzonderlijke en behoorlijk gemotiveerde gevallen.
De aanbestedende overheid vermeldt in de aankondiging van een opdracht of zij overweegt een raamovereenkomst te sluiten met één of meerdere ondernemers.
Wanneer een raamovereenkomst met meer dan één ondernemer wordt gesloten, wordt die raamovereenkomst uitgevoerd op een van de volgende wijzen:
- Volgens de voorwaarden van de raamovereenkomst, zonder dat de opdracht opnieuw voor mededinging wordt opengesteld, wanneer de overeenkomst alle voorwaarden bevat met betrekking tot de uitvoering van de betrokken werken, leveringen of diensten.
- Wanneer de raamovereenkomst alle voorwaarden bevat voor de betrokken werken, leveringen en diensten, ten dele zonder opnieuw tot mededinging op te roepen en ten dele met een nieuwe oproep tot mededinging tussen de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst. De aanbestedende overheden moeten deze mogelijkheid in de opdrachtdocumenten voor de raamovereenkomst hebben vermeld. De keuze om specifieke werken, leveringen of diensten opnieuw tot mededinging op te roepen, wordt gemaakt aan de hand van objectieve criteria, die in de opdrachtdocumenten voor de raamovereenkomst worden opgenomen. In deze opdrachtdocumen ten wordt ook aangegeven welke voorwaarden aan een nieuwe oproep tot me dedinging kunnen worden onderworpen.
- Wanneer de raamovereenkomst niet alle voorwaarden bevat met betrekking tot de uitvoering van de werken, leveringen en diensten, door de opdracht opnieuw voor mededinging open te stellen voor de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst.
Twee of meer aanbestedende overheden kunnen overeenkomen om bepaalde specifieke opdrachten gezamenlijk te plaatsen.
Wanneer een volledige plaatsingsprocedure gezamenlijk wordt opgesteld, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van hun verplichtingen.
Zij zijn alleen gezamenlijk verantwoordelijk voor de gezamenlijk uitgevoerde delen. Elke aanbestedende overheid is als enige verantwoordelijk voor het nakomen van haar verplichtingen met betrekking tot de delen die zij in eigen naam en voor eigen rekening uitvoert.
De Koning kan de nadere bijkomende materiële en procedurele regels bepalen voor de uitvoering van de gezamenlijke opdrachten.
Wanneer een kandidaat of inschrijver de aanbestedende overheid heeft geadviseerd of anderszins betrokken is geweest bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure, neemt de aanbestedende overheid de passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de mededinging niet wordt vervalst door de deelneming van die kandidaat of inschrijver. Deze maatregelen moeten, voor de opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de betreffende drempels voor de Europese bekendmaking, worden aangegeven in de in het artikel 164, §§ 1 of 2, bedoelde informatie. Deze maatregelen omvatten de mededeling aan andere inschrijvers van relevante informatie die is uitgewisseld in het kader van de betrokkenheid van de kandidaat bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure, alsmede de vaststelling van passende termijnen voor de ontvangst van de offertes.
In de zin van dit artikel verstaat men onder “verbonden onderneming”, elke onderneming die een overheersende invloed kan uitoefenen, onderworpen aan de overheersende invloed van een andere onderneming omwille van el gendom, financiële deelneming of op haar van toepassing zijnde voorschriften. Er wordt “overheersende invloed” vermoed in de gevallen bedoeld in artikel 2, 2º.
De betrokken kandidaat of inschrijver wordt slechts van de procedure uitgesloten indien er geen andere middelen voorhanden zijn om de naleving van het beginsel van gelijke behandeling te verzekeren. Alvorens te kunnen worden uitgesloten, krijgt de kandidaat of inschrijver de kans om te bewijzen, door middel van een schriftelijke verantwoording, dat zijn voorafgaande betrokkenheid de mededinging niet kan vervalsen. Voor het verschaffen van deze verantwoording, wordt aan de kandidaat of inschrijver een termijn toegekend van minstens twaalf dagen vanaf het verzoek van de aanbestedende overheid.
De Koning kan, voor de door Hem te bepalen opdrachten onder de drempel voor de Europese bekendmaking, afwijken van de bepalingen van dit artikel.
Wanneer de aanbestedende overheid de noodzaak daartoe aantoont, kan ze een opdracht plaatsen die een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Al hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van elk voorwaardelijk gedeelte is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de initiéle opdrachtdocumenten bepaalde nadere regels. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.
Een opdracht kan van bij de sluiting een of meer verlengingen omvatten, overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten vermelde nadere regels. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.
De clausules moeten worden opgesteld in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen. Deze clausules omschrijven het toepassingsgebied en de aard van de eventuele gevolgen die eruit voort kunnen vloeien, alsmede de voorwaarden waaronder ze kunnen worden gebruikt.
De Koning kan de nadere regels bepalen voor het gebruik van de opdrachten in vaste en voorwaardelijke gedeelten en verlengingsclausules.
De aanbestedende overheid kan beslissen de opdracht te plaatsen in de vorm van afzonderlijke percelen, in welk geval zij daarvan de aard, de omvang, het voorwerp, de verdeling en de kenmerken bepaalt in de opdrachtdocumenten.
Voor de opdrachten van leveringen, diensten en werken, waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de herzienbare drempel voor de Europese bekendmaking, moeten alle aanbestedende overheden de verdeling in percelen overwegen en, in geval zij besluiten niet in percelen op te delen, de voornaamste redenen daarvoor vermelden in de opdrachtdocumenten of in de in het artikel 164, § 1, bedoelde informatie.
In geval de aanbestedende overheid ervoor kiest de opdracht te plaatsen in de vorm van afzonderlijke percelen, heeft zij het recht er slechts enkele te gunnen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meer nieuwe opdrachten, desnoods volgens een andere plaatsingsprocedure. De aanbestedende overheid vermeldt, in de aankondiging van een opdracht, of offertes mogen worden ingediend voor één, meer of alle percelen.
De aanbestedende overheid mag, zelfs indien er offertes mogen worden ingediend voor meer of alle percelen, het aantal aan één inschrijver te gunnen percelen beperken, mits het maximum aantal percelen per inschrijver in de aan kondiging van een opdracht is aangegeven.
Tenzij wanneer de kandidaat aantoont toereikende maatregelen te hebben genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen, sluit een aanbestedende overheid een kandidaat uit van deelname aan de plaatsingsprocedure, in welk stadium van de procedure ook, wanneer zij heeft vastgesteld dat deze kandidaat door een rechterlijke beslissing veroordeeld is om een van de volgende misdrijven:
- Deelneming aan een criminele organisatie
- Omkoping
- Fraude
- Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een der gelijk misdrijf of strafbaar feit
- Witwassen van geld en financiering van terrorisme
- Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel
- Het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.
De Koning kan de in het eerste lid bedoelde misdrijven nader omschrijven. In afwijking van het eerste lid, sluit de aanbestedende overheid de kandidaat ook uit die als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld uit. Deze afwijking doet geen afbreuk aan de in artikel 70 bedoelde mogelijkheid voor de kandidaat om desgevallend corrigerende maatregelen in te roepen.
In afwijking van het eerste lid kan de aanbestedende overheid aangeven dat, bij wijze van uit zondering, een afwijking op de verplichte uitsluiting kan toegestaan worden om dwingende redenen van algemeen belang.
De verplichting tot uitsluiting van de kandidaat is ook van toepassing wanneer veroordeelde persoon lid is van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van deze kandidaat of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.
Behalve om dwingende redenen van algemeen belang en behoudens het in paragraaf 3 vermelde geval, sluit de aanbestedende overheid een inschrijver uit van deelname aan de plaatsingsprocedure, in welk stadium van de procedure ook, wanneer de kandidaat niet blijkt te voldoen aan zijn verplichtingen tot betaling van belastingen enerzijds of sociale zekerheidsbijdragen anderzijds.
De aanbestedende overheid geeft elke ondernemer echter de kans om zich in de loop van de plaatsingsprocedure in regel te stellen ten op zichte van de sociale en fiscale verplichtingen nadat ze een eerste maal heeft vastgesteld dat de kandidaat of inschrijver op dit vlak niet voldeed aan de eisen. Ze stelt de ondernemer hier van in kennis. Vanaf deze kennisgeving geeft de aanbestedende overheid de ondernemer een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Deze termijn gaat in de dag die volgt op de kennisgeving. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
De Koning bepaalt de in aanmerking te nemen fiscale dan wel sociale schulden, alsook de nadere regels.
Dit artikel is niet langer van toepassing indien de kandidaat zijn verplichtingen is nagekomen door de verschuldigde belastingen of sociale zekerheidsbijdragen.
Aanbestedende overheden maken gebruik van e-Certis en zij stellen hoofdzakelijk de typen van certificaten verplicht, die in e Certis beschikbaar zijn.
Een ondernemer kan zich beroepen op de economische en financièle draagkracht en de technische en beroepsbekwaamheid van andere entiteiten zoals bedoeld in artikel 71, eerste lid, 2″ en 3″.
Indien een ondernemer een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten voor het vervullen van de economische en financiële criteria, kan de aanbestedende overheid eisen dat de ondernemer en die entiteiten hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, indien de eisen niet werden uitgesloten in de opdrachtdocumenten. Om uitwerking te hebben dient de hoofdelijke aansprakelijkheid even wel schriftelijk aanvaard te worden door de entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan. Indien de voormelde schriftelijke aanvaarding niet wordt gegeven, kan de kandidaat of inschrijver zich niet op de draagkracht van die entiteit beroepen.
In het geval van overheidsopdrachten voor werken, diensten en plaatsings- of installatiewerk zaamheden in het kader van een opdracht voor leveringen kan de aanbestedende overheid eisen dat bepaalde kritieke taken rechtstreeks door de inschrijver zelf worden verricht.
De Koning kan de nadere materiële en procedurele regels bepalen.
De aanbestedende overheid baseert de gunning van overheidsopdrachten op de economisch meest voordelige offerte.
De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt, naar keuze, vastgesteld:
- Op basis van de prijs
- Op basis van de kosten, rekening houdend met de kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten, overeenkomstig artikel 82
- Rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding die bepaald wordt op basis van de prijs of de kosten alsook criteria waaronder kwalitatieve, milieu-en/of sociale aspecten. Het kan onder meer gaan om de volgende criteria:
- Kwaliteit, waaronder technische verdienste, esthetische en functionele kenmerken, toegankelijkheid, geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers.
- De organisatie, de kwalificatie en de ervaring van het personeel voor de uitvoering van de opdracht, wanneer de kwaliteit van dat personeel een aanzienlijke invloed kan hebben op het niveau van de uitvoering van de opdracht
- Klantenservice en technische bijstand, alsook leveringsvoorwaarden zoals de leveringsdatum, de leveringswijze en de le verings- of uitvoeringstermijn.
Het kostenelement kan ook de vorm aannemen van een vaste prijs of vaste kosten op basis waarvan de ondernemers zullen concurreren op kwaliteitscriteria alleen.
Gunningscriteria mogen er niet toe leiden dat de aanbestedende overheid onbeperkte keuzevrijheid heeft. Ze waarborgen de mogelijkheid van daadwerkelijke mededinging en gaan vergezeld van specificaties die daadwerkelijk kunnen worden getoetst om te beoordelen in welke mate de offertes aan de gunningscriteria voldoen. In geval van twijfel controleert de aanbestedende overheid effectief de juistheid van de verstrekte informatie en bewijsmiddelen.
De aanbestedende specificeert overheid in de opdrachtdocumenten het relatieve gewicht dat zij voor de bepaling van de economisch meest voordelige offerte aan elk van de gekozen criteria toekent, behalve wanneer dit uitsluitend op basis van de prijs wordt bepaald. Dit relatieve gewicht kan worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen het minimum en het maximum.
Wanneer weging om objectieve redenen niet mogelijk is, vermeldt de aanbestedende overheid de criteria in dalende volgorde van belangrijkheid.
De Koning kan nadere regels inzake de gunningscriteria bepalen.
De aanbestedende overheid voert een prijzen- of kostenonderzoek uit op de ingediende offertes, overeenkomstig de door de Koning te bepalen nadere regels.
Op verzoek, verstrekken de inschrijvers tijdens de plaatsingsprocedure alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken.
Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het gunnen of het sluiten van de opdracht. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen of het sluiten van de opdracht als de procedure herbeginnen, des noods op een andere wijze.
De Koning bepaalt de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten, met inbegrip van de regels inzake onderaanneming en het nazicht op het ontbreken van uitsluitingsgronden in hoofde van de onderaannemers en de bepalingen omtrent het einde van de op dracht.
Inzake onderaanneming kan de Koning, voor de door Hem te bepalen opdrachten, de keten van onderaannemers beperken overeenkomstig de door Hem te bepalen nadere regels.
Onderhavig hoofdstuk is van toepassing op de overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten opgesomd in bijlage III, be halve wanneer deze, omwille van hun beperkte waarde, onder het toepassingsgebied vallen van hoofdstuk 7.
De overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro zijn uitsluitend onderworpen aan:
- De bepalingen van titel 1, met uitzondering van de artikelen 12 en 14
- De bepalingen inzake het personeel en materieel toepassingsgebied bedoeld in hoofdstuk 1 van titel 2.
ONTVANG EEN GRATIS PROEF MET RELEVANTE OPDRACHTEN
Gratis en vrijblijvend
Bekijk welke opdrachten er in jouw sector zijn
Zo zie je direct jouw kansen en hoe je een commerciële voorsprong opbouwt.