Pour les adjudicateurs comme pour les soumissionnaires, de nombreuses zones d’ombre planent encore sur les procédures de négociation dans les marchés publics. Comment fonctionnent-elles et à quelles règles doivent-elles satisfaire ? Dans ce blog, nous répondons aux questions les plus fréquemment posées à ce sujet. Lire aussi la 1ère partie de ce blog.
Comment faire pour préserver les principes d’égalité et de confidentialité pendant les négociations ?
Le suivi correct du principe d’égalité, dont le principe de base établit qu’il est interdit de communiquer des informations discriminatoires, revêt une grande importance lors de la procédure de négociation. Étant donné que tous les soumissionnaires doivent disposer des mêmes informations utiles à la rédaction et à l’amélioration de leur offre, l’adjudicateur est tenu de communiquer à l’ensemble des soumissionnaires toutes les modifications survenues au cours des négociations. Cette étape permet par ailleurs d’améliorer la qualité des offres.
Dans les limites du principe d’égalité, il est donc très utile à l’adjudicateur d’être attentif à la manière de communiquer pendant le processus de négociation. Pensons notamment à la possibilité d’envoyer les informations utiles par e-mail à tous les soumissionnaires à la fois. Chaque soumissionnaire reçoit donc les mêmes informations au même moment. Veillez toutefois à ce que les adresses électroniques des soumissionnaires figurent toujours en copie cachée afin de garantir le respect du principe de confidentialité.
En cas de négociations orales, il sera judicieux d’établir au préalable un cadre de discussion. Pensez aussi à rédiger, après chaque entretien, le compte rendu des points discutés, de manière à pouvoir en informer tous les soumissionnaires.
L’adjudicateur ne peut pas décider non plus de négocier avec certains soumissionnaires seulement. Les procédures de négociations prévoient toutefois la possibilité de recourir à la sélection par étapes. Celle-ci consiste à sélectionner, sur la base de critères de prix et d’attribution, les soumissionnaires avec lesquels des négociations seront engagées.
Il est toutefois possible, sur la base d’une sélection par étapes, d’opérer un premier tri fondé sur les critères de prix et d’attribution. Cette option n’est évidemment possible que si le nombre de soumissionnaires est suffisant. Selon la règle de trois, il est recommandé d’engager toujours les négociations avec au moins trois soumissionnaires. En admettant qu’il y ait par exemple cinq soumissionnaires en tout, il peut être intéressant de recourir à la sélection par étapes pour placer temporairement en « salle d’attente » les deux soumissionnaires qui satisfont le moins aux critères.
Enfin, il est bien entendu très important aussi de veiller scrupuleusement à la confidentialité des offres. En vertu du principe de confidentialité, il est en effet interdit de partager les informations confidentielles des soumissionnaires. Une exception à cette règle est possible dès lors que le soumissionnaire a donné son accord préalable par écrit. La pratique nous montre toutefois que lorsqu’il s’agit véritablement d’informations confidentielles, le soumissionnaire ne donnera bien sûr jamais son accord.
Conseils pour une négociation efficace
L’objectif d’une négociation est toujours de retenir une offre améliorée. Dans une procédure de négociation, il est dès lors vivement recommandé de rédiger à l’avance un document reprenant les directives du contenu attendu des offres améliorées à la lumière du critère concerné. Il peut s’agir du prix, mais aussi d’autres critères. Ce document devra bien sûr, toujours selon le principe d’égalité, être communiqué à tous les soumissionnaires.
On sera par ailleurs particulièrement attentif au principe de confidentialité dans le cadre d’une négociation de prix. Est-il par exemple permis de communiquer au soumissionnaire le prix des autres offres ? Une solution consisterait à communiquer le prix moyen des offres, dans l’espoir que le soumissionnaire abaissera son prix dans la prochaine offre.
Vous désirez approfondir le sujet? Lisez nos autres blogs, notamment celui consacré à la procédure concurrentielle avec négociation.
