Depuis le 1er janvier 2020, toutes les offres relatives aux marchés publics, sauf cas exceptionnels, doivent être déposées sur la plateforme numérique e-Procurement. Il s’agit d’une plateforme fédérale entièrement gratuite pour l’adjudicateur comme pour l’entrepreneur. Son usage suppose quelques exigences techniques non négligeables :
- Utiliser un ordinateur équipé d’une connexion internet opérationnelle.
- La plateforme e-Procurement est compatible avec Windows 7 (ou plus), Linus ou Mac OS.
- Utiliser un navigateur internet standard de type Microsoft Explorer, Google Chrome, Firefox ou Safari. À ce jour, il n’est pas encore possible d’utiliser Microsoft Edge pour cet usage.
- Installer une Machine Virtuelle Java (demandez à une personne possédant l’expertise technique requise).
- Télécharger un système produisant une signature électronique (lecteur de carte eID avec code PIN ou eID viewer).
Signature électronique
Une fois tous les documents nécessaires, en ce compris l’offre, téléchargés avec succès sur la plateforme, le moment est venu de signer électroniquement le rapport de dépôt. Cette opération peut se faire au moyen d’un lecteur de carte eID qui implique l’utilisation d’une carte d’identité électronique belge et du code PIN qui lui correspond. Si vous ne disposez pas d’une carte d’identité belge, vous pouvez le faire au moyen d’un certificat de qualité (Qualified Certificate) repris dans une liste des autorités de certification (Trusted Services List of Certificate Authorities of Every EU Member). Plusieurs services qualifiés sont disponibles à cet effet en Belgique.
L’offre électronique doit être signée par la personne compétente ou habilitée à lier le soumissionnaire en vertu des statuts ou d’un document de délégation de signature (une procuration). Dans le cas d’une combinaison d’entrepreneurs, tous les participants doivent signer électroniquement (sauf dans le cas d’un mandat).
Trucs et astuces
Tous les types de fichiers peuvent être téléchargés sur la plateforme. L’expérience nous apprend cependant qu’il est préférable de laisser un document dans sa (pure) forme numérique, sans l’imprimer puis la re-scanner pour un usage numérique, ce qui aurait pour effet d’augmenter la taille du fichier.
Il est en outre bon de savoir que pour toute modification d’une offre après signature du rapport de dépôt, ainsi que pour le retrait de l’offre, il y a lieu d’établir et signer un nouveau rapport de dépôt, sans quoi le retrait ou la modification serait sans valeur légale et l’offre originale resterait d’application. Ce n’est qu’une fois passée l’heure ultime de dépôt que le pouvoir adjudicateur peut savoir si des offres ont été introduites et qu’il peut les consulter. Il est donc important de régler les éventuelles modifications nécessaires avant l’expiration du délai de soumission.
Dernier conseil : utilisez la plateforme de démo pour vous entraîner. Vous avez réussi à y télécharger des documents (attention : utilisez pour ce faire des fichiers similaires à l’original mais sachez que la confidentialité de ces documents n’est pas garantie) ? Testez en parallèle la méthode de signature. Prenez-vous-y suffisamment à temps, afin de réduire les risques de problèmes lors du dépôt de votre offre réelle.
