Le cahier des charges revêt une grande importance dans les marchés publics. Ils constituent la base de l’exécution du contrat. Découvrez dans ce blog les meilleurs trucs et astuces pour rédiger un bon cahier des charges ! Lisez ici également la première partie de ce blog, sur ce que sont exactement les spécifications et comment elles sont structurées.
1. Conseils et astuces
Il y a un certain nombre de points à prendre en compte lors de l’élaboration d’un cahier des charges. En général, un bon cahier des charges est rédigé dans un langage clair et contient les références nécessaires à la législation. Cela semble logique, mais ce n’est malheureusement pas toujours le cas. C’est pourquoi il faut toujours commencer par une bonne préparation.
Déterminer le type de spécifications requises. Des spécifications différentes seront utilisées en fonction de la méthode d’attribution du contrat. Par exemple, si des négociations font partie de la procédure, des spécifications différentes seront utilisées. Elle peut également dépendre du secteur (secteurs traditionnels ou secteurs spéciaux) dans lequel les spécifications sont utilisées.
Dans quelle langue les documents contractuels doivent-ils être rédigés ? En principe, les documents d’appel d’offres doivent être rédigés dans la langue du territoire où sont établis les contractants. Cela signifie que les spécifications sont généralement rédigées en néerlandais ou en français. Bien entendu, il est toujours possible d’inclure une version anglaise du cahier des charges afin d’atteindre les soumissionnaires d’autres régions.
Établissez une liste de contrôle des documents à inclure. Donnez une description claire de l’objet du contrat. Utilisez des définitions si nécessaire – ce n’est pas obligatoire mais cela apporte souvent plus de clarté et donne au cahier des charges un aspect plus professionnel. En outre, soyez cohérent dans le langage utilisé et la mise en page du cahier des charges. Pensez à l’utilisation des termes corrects et à l’utilisation cohérente des majuscules.
Lors de l’élaboration du cahier des charges, il est toujours important de tenir compte des lois et des règlements. Considérez, par exemple, le principe de proportionnalité lors de l’élaboration des exigences techniques. N’oubliez pas le principe patere legem : en tant que pouvoir adjudicateur, ses propres règles écrites doivent également être respectées.
2. Critères de sélection et critères d’attribution
Fournir suffisamment d’informations dans le cahier des charges sur les phases de sélection et d’attribution. Il est toujours préférable de prendre le soumissionnaire par la main en lui fournissant le plus d’informations possible. Pensez à une représentation chronologique des étapes de la procédure et à un planning indicatif du marché public. N’oubliez pas que les critères de sélection ne sont pas des critères d’attribution. Les critères de sélection portent sur les qualités du soumissionnaire, tandis que les critères d’attribution permettent d’évaluer le contenu de l’offre.
Les conditions de sélection doivent être claires, précises et sans ambiguïté (selon le principe de transparence). Ces conditions ne peuvent porter que sur l’aptitude du candidat, sur sa situation financière et économique ou sur ses capacités techniques et professionnelles. Par exemple, il peut être demandé aux soumissionnaires de présenter des états financiers ou de fournir certaines références ou qualifications professionnelles. Les critères de sélection qui ne sont pas mentionnés dans les documents contractuels ne peuvent pas être utilisés dans la décision de sélection.
Les critères d’attribution peuvent comporter des aspects quantitatifs et qualitatifs. Les critères d’attribution qualitatifs sont, par exemple, la qualité de la vision de fond, du plan financier et du plan d’approche. Le marché doit être attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse, compte tenu des critères d’attribution. Le pouvoir adjudicateur détermine l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base du prix, des coûts (en tenant compte du rapport coût-efficacité) et du rapport qualité-prix (y compris les aspects qualitatifs, environnementaux et/ou sociaux).
Lisez ici également la première partie de ce blog, sur ce qu’est exactement un cahier des charges et comment il est construit.
