Les marchés publics font l’objet de nombreux préjugés, tant dans le chef des entrepreneurs privés que du secteur public. Ils s’expliquent souvent par de la méconnaissance ou une préparation insuffisante. Dans ce blog, Ewoud Hacke, senior consultant et formateur chez EBP, nous livre les trucs et astuces pour débusquer les points sensibles et prendre les mesures nécessaires pour les éviter. Lire aussi la 1ère partie de ce blog.
1. Connaissance et préparation insuffisantes
Il n’est pas rare que les entrepreneurs ignorent ce qu’ils peuvent attendre d’une procédure de passation. D’autre part, les adjudicateurs ont souvent une maigre connaissance du marché et de ses opérateurs pertinents. Une très bonne solution résiderait dans la prospection du marché, l’objectif étant de mieux préparer les deux parties : l’entrepreneur est ainsi correctement informé du marché public, tandis que l’adjudicateur est mieux armé pour préparer les documents du marché et éviter les problèmes d’exécution.
Une prospection de marché ne peut avoir lieu qu’à l’initiative du pouvoir adjudicateur. Ce qui n’empêche en rien l’entrepreneur de faire de la promotion active à l’attention du secteur public. Par exemple en créant une carte de visite via le module d’e-Notification sur la plateforme e-Procurement.
2. Approche commerciale des entrepreneurs
La rédaction d’une offre pour un client du secteur privé n’a rien à voir avec celle adressée à un pouvoir adjudicateur. Les offres publiques sont soumises à un grand formalisme et à des règles strictes. C’est quelquefois fastidieux pour les entrepreneurs, habitués qu’ils sont à une approche commerciale. Un bon conseil aux entreprises privées serait d’engager un coordinateur chargé de superviser les offres, afin de départager clairement les rôles et de veiller au déroulement correct des offres.
Autre point sensible récurrent: les adjudicateurs tiennent peu compte de la méthode de travail des entrepreneurs. Les soumissionnaires reprochent souvent au délai de dépôt d’être trop court, aux documents du marché de contenir trop peu d’informations ou aux délais d’exécution ou de livraison d’être irréalistes. Comme évoqué plus haut, nous conseillons aux adjudicateurs d’organiser une prospection de marché. Celle-ci permet de mieux contrôler la qualité des documents du marché et offre la possibilité de poser d’éventuelles questions aux entreprises en présence.
3. Mauvais flux de travail
On assiste souvent à un flux de travail défaillant, tant dans le chef du secteur privé que de l’adjudicateur. La rédaction d’offres publiques est souvent vécue par les entrepreneurs comme une activité à part entière. Or, une amélioration des processus internes permettrait de gagner un temps précieux. Il est généralement possible de créer des modèles pour les différents documents de l’offre, dont les informations ou mises en pages restent largement identiques. Un autre conseil consisterait à investir dans une bonne base de données incluant tous les documents, afin de savoir précisément pour quels adjudicateurs et quels marchés publics l’entreprise a déjà déposé une offre. Veillez à structurer clairement les dossiers, sans oublier d’y associer la correspondance avec l’adjudicateur.
Pour l’adjudicateur, le mauvais flux de travail tient plutôt dans la gestion des contrats et la préparation des marchés publics. Notre conseil serait de centraliser la gestion des contrats et des besoins, afin que tous les services aient connaissance des contrats et des besoins. Prévoyez par ailleurs un processus d’achat qui couvre toute la procédure interne, de la définition des besoins jusqu’au paiement. Il vous permettra de mieux superviser vos achats et d’améliorer la préparation de vos marchés publics.
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