Voor zowel aanbesteders als inschrijvers heerst er nog veel onduidelijkheid over onderhandelingsprocedures bij overheidsopdrachten. Hoe gaan deze in zijn werk en aan welke regels moeten er worden voldaan? In deze blog beantwoorden we de meest gestelde vragen omtrent dit onderwerp. Lees hier ook deel 2 van deze blog.
1. Hoe gaan onderhandelingsprocedures bij overheidsopdrachten in zijn werk?
In de procedures die onderhandelingen toelaten kunnen er verschillende scenario’s plaatsvinden. Zo is er het eerste scenario, waarbij de eerste offertes worden ingediend door de inschrijvers, waarna er een discussie over de inhoud hiervan volgt. Na deze onderhandeling wordt er een BAFO (best and final offer) ingediend, waarna de procedure wordt gesloten.
Een tweede mogelijk scenario is dat er sprake zal zijn van meerdere onderhandelingsrondes. Hierbij kunnen er een of meerdere tussenoffertes (tussen de eerste en finale offerte) worden ingediend waarna er onderhandeld wordt. Het belangrijkste hierbij is dat als er eenmaal om een finale offerte (BAFO) wordt gevraagd, er hierna niet meer onderhandeld kan worden.
Tot slot is er nog het laatst mogelijke scenario, welke de aanbesteder in staat stelt om alsnog over te gaan tot een directe gunning op basis van de eerste offerte. Dit is niet altijd toegelaten, en alleen mogelijk indien er in het bestek duidelijk staat vermeld dat de aanbesteder zich voorbehoudt om na de eerste offertes over te gaan op een directe gunning.
2. Waarover kunnen de onderhandelingen gaan?
In principe kan er over alles worden onderhandeld. De aanbesteder is er vrij in om te kiezen over welk onderdeel van de offerte wordt gediscussieerd. Denk hierbij aan de prijs, maar ook aan de termijnen en de inhoud van de offertes in het algemeen.
Wel is het verboden om te onderhandelen over de definities en de weging van de gunningscriteria. Het is uiteraard niet verboden om te onderhandelen over de inhoud van de offertes in het licht van de weerhouden gunningscriteria. Bijvoorbeeld bij de prijs als gunningscriterium is het wel toegelaten om inschrijvers te vragen de prijs van de offerte te verlagen.
Het onderhandelen over de minimumeisen is in principe ook niet toegelaten. Het lastige hierbij is dat de wet de term minimumeisen niet verder definieert. Er wordt geïmpliceerd dat minimumeisen de eisen zijn die de aanbesteder zelf kwalificeert als minimumeisen in de opdrachtsdocumenten. Enkel in procedures zonder voorafgaande bekendmaking zijn onderhandelingen over de minimumeisen toegelaten op voorwaarde dat de geraamde waarde van de opdracht niet in de opdrachtsdocumenten uitgesloten wordt.
3. Aan welke regels moet het verloop van de onderhandelingen voldoen?
De aanbesteder kan de onderhandelingen pas aanvatten als er sprake is van regelmatigheid in de offertes. Doordat er alleen regelmatige offertes tot de onderhandelingen worden toegelaten, moet de regelmatigheid van de ontvangen offertes dus eerst worden geregulariseerd.
Verder kan de aanbesteder zelf beslissen hoeveel onderhandelingsrondes er nodig zijn. Uiteraard zitten hier wel wettelijke beperkingen aan. Als de aanbesteder in het bestek heeft vermeld hoeveel onderhandelingsrondes er zullen zijn, dan moet hij zich hieraan houden. Ook is het zo dat als de aanbesteder vraagt om een finale offerte, dat hierna niet meer onderhandeld mag worden.
Tot slot kan de aanbesteder ook beslissen om niet tot onderhandeling over te gaan. Dit kan enkel alleen als de aanbesteder zich deze mogelijkheid heeft voorbehouden in de aankondiging. Voor aanbesteders is het dus van groot belang te kijken naar wat er in de opdrachtsdocumenten worden opgenomen. Ons advies is om de mogelijkheden zo ruim mogelijk te houden om zo voor min mogelijk beperking te zorgen.
Wil je meer weten over dit onderwerp? Volg onze opleiding voor de privé sector of onze opleiding voor de publieke sector om jouw onderhandelingstechnieken te verbeteren!
